Персонифицированный учет: что это такое?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персонифицированный учет: что это такое?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Многие годы вся информация о стаже и об отчислениях граждан хранилась у работодателя и в Пенсионном фонде в бумажном варианте. Процесс поиска информации был очень трудоемок. А после распада СССР многие документы вообще были утрачены. В связи с этим перед государством возникла задача создания новой системы сбора и хранения информации, которая не только обеспечит систематизацию полученных сведений, но и позволит их анализировать и давать прогнозы. Так в начале 1996 года возник индивидуальный персонифицированный учет. Порядок, понятия и ответственность регулирует Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 N 27-ФЗ.

Кто является плательщиком страховых взносов в Пенсионный фонд России

Все застрахованные лица подразделяются на:

• людей, которые страхуют себя и выплачивают взносы самостоятельно;

• людей, работающих на основе договора, который был заключен с лицом.

Плательщиком обязательных страховых взносов в Пенсионный фонд России являются лица, которые

• работают на основании заключенного трудового договора;

• работают на основе гражданско-правового договора или авторско­го договора;

• не работают, но поставлены на учет в Службе занятости.

СНИЛС — это страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе обязательного пенсионного страхования.

Индивидуальный лицевой счет по 27-ФЗ об индивидуальном персонифицированном учете содержит три части: общую, специальную, профессиональную.

В первой части указываются сведения о страховом номере, ФИО, дате и месте рождения, адресе регистрации, паспортных данных, гражданстве, периодах, которые включаются в страховой стаж, зарплате/доходах, а также все данные о страховых взносах, которые начислены и уплачены работодателем или самостоятельно гражданином.

Во втором разделе, который называется специальным, отображается вся информация о накопительной части пенсии: выбранной гражданином управляющей компании, наследниках пенсионных накоплений и др.

В профессиональной части отображены страховые взносы на застрахованное лицо, имеющее право на досрочное негосударственное пенсионное обеспечение (НПО), стаж, инвестиционный доход.

Номер индивидуального счета можно узнать в страховом свидетельстве (зеленой карточке), выданном Пенсионным фондом. При этом оформить, сделать дубликат или внести изменения в СНИЛС возможно у работодателя либо лично в ПФ.

Как работает система персонифицированного учета

На базе системы персонифицированного учета взаимодействуют три субъекта правоотношений обязательного пенсионного страхования:

• страховщик (ПФР);

• страхователь (работодатель);

• застрахованное лицо (сотрудник).

Реализация системы персонифицированного учета осуществляется следующим образом:

1. При поступлении на работу гражданин предоставляет работодателю полную информацию о себе (ФИО, адрес регистрации, дата рождения, т.п.). Предоставленные данные подтверждаются документально (паспорт, документ, подтверждающий регистрацию, т.п.).

2. Работодатель вносит предоставленную информацию в базу, которая может быть оформлена как в электронной форме, так и на бумажном носителе.

3. В установленный срок работодатель подает персонифицированные данные в территориальный орган ПФР по месту регистрации. Предоставленный документ (в электронном виде или на бумаге) представляет собой консолидированную персональную информацию обо всех работниках предприятия.

4. На основании данных, предоставленных работодателями, орган ПФР формирует сводную базу со сведениями обо всех застрахованных лицах. При наступлении страхового случая (приобретение инвалидности, наступление пенсионного возраста, потеря кормильца, прочие случаи, предусмотренные законодательством), ПФР на основании сведений персонифицированного учета рассчитывает сумму пенсионных выплат.

Основные цели персонифицированного учета

Введение системы индивидуального персонифицированного учета позволило обеспечить правильность начисления пенсии для каждого гражданина на основании сведений о его официальной трудовой деятельности. Достоверность информации по всем застрахованным лицам была достигнута путем создания общей базы данных и обеспечения контроля за полнотой и своевременностью уплаты страховых взносов.

Одновременно для ПФР упростилась процедура назначения страховых пенсий гражданам. Регистрация застрахованных лиц позволяет корректно отобразить все данные по страховому стажу и доходам в лицевых счетах. Также участникам страхования доступна информация о состоянии их лицевых счетов и о принципах формирования будущей пенсии.

О том, где можно увидеть актуальную информацию о состоянии текущего индивидуального лицевого счета, читайте в материале»С 2015 года за состоянием лицевого счета в ПФР можно будет следить в личном кабинете».

Территориальные органы Пенсионного фонда контролируют правильность начисления и предоставления точных сведений по стажу и заработку застрахованных лиц. За нарушение сроков подачи данных по работникам в ПФР установлены штрафные меры согласно ст. 17 закона № 27-ФЗ.

Структура персонифицированного учета, помимо сбора данных по каждому отдельно взятому застрахованному лицу, позволяет получить статистические сведения по отдельным категориям граждан, об их средних заработках и общей численности всего работающего населения.

Какие задачи решаются с помощью персонифицированного учета?

Основное завоевание персонифицированного учета заключается в том, что все данные по трудовой деятельности, требуемые для назначения пенсий, подтверждены документально работодателем. Трудовая книжка теперь не рассматривается как единственный источник таких сведений.

Персонифицированный учет позволил создать общероссийскую базу данных начисленных взносов и даже получаемого дохода в рамках наемного труда и бизнеса. А контролирующие органы могут отследить, нет ли нарушений при начислении взносов. С его введением по имеющейся в базе информации расчет пенсий может проводиться более качественно и точно.

Специалистам ПФР с принятием закона стало гораздо проще назначать страховые пенсии российским гражданам, поскольку на лицевых счетах отображены все данные по стажу и заработкам.

Кроме того, информация из лицевых счетов, собранная в рамках персонифицированного учета, доступна не только ПФР, но и самому застрахованному лицу. Каждый гражданин может создать личный кабинет на сайте Пенсионного фонда и посмотреть, каким образом соблюдены его пенсионные права, а также примерно подсчитать предполагаемый размер пенсии.

ПФР и его территориальные органы обладают и контролирующими функциями, поэтому они вправе проверять, правильно ли начислены страховые взносы и верно ли подсчитан стаж.

ВАЖНО! Подача данных в рамках персонифицированного учета — это обязанность работодателя. Если он нарушает сроки представления такой информации, его подвергнут санкциям, определенным в ст. 17 закона № 27-ФЗ.

Персонифицированный учет

Индивидуальный (персонифицирован­ный) учет – это организация и ведение учета све­дений о каждом гражданине, застрахованном в системе обязательного пенсионного страхования.

Система обязательного пенсионного страхования (ОПС) действует в России с 2002 года и базируется на страховых принципах: основой будущей пенсии гражданина являются страховые взносы, которые уплачивают за него работодатели в течение всей трудовой жизни.

Чтобы стать участником системы ОПС и формировать свои пенсионные права, нужно быть зарегистрированным в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР — стать застрахованным лицом. При регистрации гражданину присваивается страховой номер (СНИЛС) и открывается индивидуальный лицевой счет. На этом счете в течение всей трудовой деятельности застрахованного лица фиксируются данные, необходимые для назначения, выплаты и перерасчета пенсии: о стаже, периодах трудовой деятельности и местах работы, о выплатах и вознаграждениях, и в первую очередь — о страховых взносах, поступивших в фонд его будущей пенсии, на основе которых рассчитывается количество заработанных пенсионных баллов. Где бы гражданин ни работал в разные периоды своей жизни, в том числе и по совместительству, и по договору ГПХ, сведения о его стаже и страховых взносах на ОПС представляются работодателями в ПФР и хранятся как его индивидуальные сведения.

Правовая основа и принципы организации перс. учета установлены Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Согласно закону, индивидуальные сведения представляются по формам и в порядке, утвержденным ПФ РФ.

С 2016 года индивидуальные сведения представляются в составе формы СЗВ-М. В соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103П «Об утверждении формы “Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)” и порядка заполнения формы указанных сведений» (зарегистрировано в Минюсте России 18.05.2021 № 63505) работодатели обязаны представлять сведения по форме СЗВ-М на каждое застрахованное лицо, с которым в отчетном периоде (месяце) хотя бы один день действовал трудовой договор или договор ГПХ (вознаграждения по которым подлежат обложению страховыми взносами). Форма представляет собой список из четырех реквизитов: порядковый номер, ФИО, СНИЛС, ИНН. На бумаге можно сдать сведения только не более, чем на 24 человека. Если в СЗВ-М попало больше людей, следует сдавать форму в электронном виде с электронной подписью. Сроки сдачи для этой формы — не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Помимо ежемесячной СЗВ-М работодатели представляют в ПФР сведения по форме СЗВ-СТАЖ. До 01.03.2022 все работодатели должны будут отчитаться по форме за 2021 год. Также отправить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ нужно в течение трех дней после получения от сотрудника заявления о назначении пенсии (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

При увольнении любого сотрудника необходимо выдать ему на руки копию сведений СЗВ-СТАЖ (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

С 2020 года страхователи-работодатели дополнительно сдают форму СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). В отличие от другой персонифицированной отчетности, она привязана не к отчетным датам, а к кадровым событиям:

Срок сдачи зависит от кадрового события, в связи с которым подается форма. При приеме и увольнении — на следующий рабочий день после издания приказа или другого документа. В других случаях — не позднее 15-го числа следующего месяца.

Понятие персонифицированного учета

На всех работодателей с некоторого времени стала возлагаться обязанность предоставлять данные в Пенсионный фонд (ПФР) о стаже и начисленных (уплаченных) суммах взносов в отношении каждого работника. Данные подлежат учету на индивидуальном лицевом счете, открываемом для каждого физлица. С введением в действие закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — закон № 27-ФЗ) определились основные правила, касающиеся учета сведений граждан относительно пенсионных накоплений.

Изначально действие нового законодательного акта охватывало лишь некоторые территории субъектов страны, но с 01.01.1997 началось его повсеместное использование. Ст. 1 закона № 27-ФЗ определяет персонифицированный учет как систему ведения и сбора информации по каждому в отдельности застрахованному лицу для возможности будущего пенсионного обеспечения.

У любого застрахованного лица, по которому производятся отчисления в ПФР, имеется собственный лицевой счет с присвоением уникального номера страхования. В случае если вновь принятый работник не зарегистрирован в Пенсионном фонде, работодатель обязан предоставить анкету по нему в территориальное отделение ПФР, на основании которой открывается лицевой счет и выдается свидетельство с уникальным страховым номером индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

Об отмене СНИЛС читайте здесь.

Если у сотрудника нет СНИЛС, то у работодателя возникнут сложности со сдачей на такого работника ежемесячного отчета СЗВ-М.

Наши рекомендации по этому поводу — в данной статье.

Также всю процедуру по оформлению индивидуального страхового номера любой гражданин вправе произвести самостоятельно. Получение СНИЛС на ребенка до 14 лет осуществляется его родителями.

Перед пенсионным фондом отчитываются работодатели — те, кто платит взносы за работников или исполнителей.

Предпринимателям и тем, кто занимается частной практикой и платит взносы только за себя, документы сдавать не нужно.

СЗВ-М страхователи сдают ежемесячно до 15 числа. В этом отчете пишут ФИО и СНИЛС застрахованных лиц.

СЗВ-ТД подают только на людей, с которыми заключены трудовые договоры. Если договор гражданско-правовой или авторский, можно не отчитываться.

Этот отчет сдают в ПФР:

СЗВ-стаж и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1 отправляют раз в год до 1 марта года, следующего за отчетным. В этом отчете указывают общую сумму уплаченных пенсионных взносов и период работы застрахованного лица.

Отчеты отправляют электронно — если у страхователя трудится больше 25 человек, включая тех, кто работает по гражданско-правовым договорам. Если численность сотрудников меньше, можно отправлять бумажные или электронные отчеты — по выбору.

С момента начала трудовой деятельности каждый гражданин становится застрахованным лицом в системе ОПС. Конечно, при условии, что с его заработка перечисляются страховые взносы. И в качестве подтверждения на руки он получает СНИЛС – карточку с указанием номера его индивидуального пенсионного счета. Именно на нем накапливаются и хранятся все сведения о его трудовой деятельности, начисленной заработной плате, перечисленных взносах в Пенсионный фонд. Эта информация доступна каждому гражданину, застрахованному в системе ОПС.

Источники:

• Федеральный закон от 01.04.1996 (ред. от 29.07. 2022 ) № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”.
• Федеральный закон от 15.12.2001 (ред. от 27.06. 2022 ) №167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации”.

Обязательства страхователя

Функционирующая система ОПС предусматривает участие трех основных субъектов: страховщика, страхователя и застрахованного лица. Страховщиком выступает ПФР, гарантирующий выплаты при достижении установленного возраста. Застрахованное лицо — физическое лицо, работающее официально по трудовому договору или на подрядной основе. К этой категории относятся самозанятые.

Работодатель выступает страхователем по отношению к застрахованным сотрудникам компании, поэтому отчисляет страховые взносы согласно нормативно-правовой базе. Обязанностями работодателя-страхователя являются: исчисление, выплата страховых взносов, сдача отчетности по ним в ПФР и ФНС, а также ведение ИПУ лиц.

Самозанятые лица (предприниматели или адвокаты) сочетают функции застрахованного лица и страхователя. Как страхователь, ИП начисляет и переводит в госказну страховые взносы, как застрахованное лицо — является получателем страховых выплат при возникновении страхового случая.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Как правильно уплачивать страховые взносы, по основному месту нахождения компании или по месту фактического нахождения обособленного подразделения?

С 1-го января 2017 платить страховые взносы компании обязаны и по месту их нахождения основной организации, так и по местонахождению обособленных подразделений.

Вопрос №2. Учредитель нашей организации не получает никаких выплат, трудовой договор с ним не заключали. Нужно ли сдавать по нему отчет СЗВ-М?

Ранее ПФР требовал отчитываться даже по лицам, с которыми работодатель трудовой договор не заключал и не производил никакие выплаты. В настоящее время этого делать не нужно. Ссылаться можно на разъяснения ПФР N08-22/6356 от 06.05.2016г.

Вопрос №3. Нужно ли нам представлять нулевой отчет СЗВ-М?

Смотря что вы подразумеваете под нулевым отчетом. Отчет по физлицу не содержащий абсолютно никакую информацию о нем сдавать просто не имеет смысла, т.к. это просто пустой бланк. Но в случае, когда в компании временно приостановлена деятельность, а сотрудники так же числятся, сдавать форму СЗВ-М нужно обязательно.

Вопрос №4. Какой срок дается на устранение ошибок в персонифицированном отчете?

Ранее на устранение ошибок в сведениях компании давалось 2 недели. С 2017г этот срок сокращен до 5-ти рабочих дней. Регламентировано это требование законом 27-ФЗ.

Порядок ведения и предоставления сведений персонифицированного учета

В настоящее время порядок ведения персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах установлен Федеральным законом №27-ФЗ и Инструкцией, утвержденной Приказом Минтруда и социальной защиты РФ от 21.12.2016 г. №766н

Инструкция устанавливает:

· порядок регистрации в системе обязательного пенсионного страхования;

· порядок предоставления в территориальные органы Пенсионного фонда РФ сведений и застрахованных лицах и порядок приема данных сведений ответственными должностными лицами Фонда;

· порядок проверки и контроля достоверности сведений, предоставляемых в Фонд;

· правила ведения документооборота, хранения и уничтожения документов, содержащих сведения персонифицированного учета.

Как производится учет

Одним из основных условий, выполнение которого требуется для участия в ОПС, является постановка на учет в системе ИПУ.
База данных персонифицированного учета содержит сведения, необходимые для назначения пенсии, в частности:

1. Информацию о месте работы застрахованного лица, включая трудоустройство по совместительству.
2. Данные о периоде трудоустройства.
3. Сведения о величине страховых взносов и накопленных пенсионных баллах, общее количество которых имеет определяющее значение при установлении размера пенсионного обеспечения.
4. Информацию о временных промежутках, когда гражданин не работал, однако имел право на накопление пенсионных баллов:
   декретный отпуск;
5. срочная служба;
6. уход за нетрудоспособным членом семьи.

Важно! Согласно нормам закона представленная информация являет собой персональные данные гражданина, порядок использования и хранения которых четко регламентирован соответствующими актами правотворчества.
Гарантом соблюдения законодательства, регламентирующего защиту персональных данных и выполнение пенсионных обязательств, выступает государство.

Индивидуальный (персонифицированный) учет граждан в Пенсионном фонде

С введением системы персонифицированного учета для органов Пенсионного фонда значительно упростилась процедура назначения страховых пенсий.

После регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) появилась возможность просмотреть всю необходимую информацию по стажу и состоянию лицевых счетов застрахованных граждан.

Также индивидуальный учет граждан позволяет обеспечивать правильность начисления пенсии для каждого лица на основании хранящихся сведений о его трудовой деятельности. Созданная общая база содержит информацию о застрахованных лицах, суммах отчислений, производимых работодателем, переведенных в пенсионные баллы.

Полнота и достоверность собранной информации дает возможность своевременно производить начисление и перерасчет пенсионных выплат лицам, зарегистрированным в системе ОПС.

Учет, а также правовые аспекты, регламентирующие пенсионные отчисления регулируются на основании закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Информацию и отчетность, необходимую для формирования базы учета необходимо передавать в сроки, установленные законодательством РФ.

Отчетность по данному виду учета до сих пор сдавалась в ПФР каждые три месяца. В год необходимо было подать 4 таких отчета, каждый не позже середины следующего за кварталом месяца.

Так было до сих пор, однако, в грядущем году ожидаются перемены. Последний годовой отчет должен быть сдан, как положено, до 20 февраля следующего года, а дальше следует учитывать законодательные изменения в сроках. Ежеквартальный отчетный период остается в силе, а для сдачи отчетности предпринимателям дается время до 30 числа следующего за отчетным периодом месяца.

1. Первый расчет по 2017 году нужно будет сдать по итогам первого квартала – до 2 мая 2017 года, так как расчетное 30 апреля приходится на воскресенье, а следующий день – 1 мая – государственный выходной.
2. За полугодие нужно отчитаться не позднее 1 июля, поскольку 30 июня – воскресенье.
3. За 3 квартал отчет потребуется до 30 октября.
4. Для годового отчета потребуется подготовить документы к 30 января 2021 года.

Похожие записи:

• Актуальные тарифы нотариусов за договор купли-продажи квартиры
• Надомный труд или дистанционный: как лучше оформлять сотрудников
• Как проверить наличие штрафов в ГИБДД и можно ли это сделать по фамилии?