Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новая форма УПД 2024 когда применяется». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязательно подлежат исправлению существенные ошибки в документе, если они влекут за собой отказ в вычетах по НДС и расходах по налогу на прибыль (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина от 11.03.2021 № 03-03-06/1/17066, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2014).
Обновленные требования для УПД со статусом 1
В 2024 году поменялась акт об изменении УПД. С чего начать, если вы работаете с УПД со статусом 1 и хотите перейти на новый образец?
Со 2 января 2024 года вступают в действие обновленные требования УПД со статусом 1. Что нужно знать и использовать:
- Новый образец УПД/УКД
- Изменение статуса документа
- Новый способ подписи
Какого образца нужен новый УПД?
Скачайте новый образец УПД со статусом 1. Он действует с 2 января 2024 года:
- Строка 8 — «Передаточный акт»
- Строка 8 — «Накладная»
Как правило, вместо «Передаточного акта» или «Накладной» будет использоваться универсальный УПД. Но если вы до сих пор применяете указанные реквизиты, то вам по прежнему нужно указывать их.
Какие еще изменения нужно учесть при применении нового УПД?
- Указывать дату государственного контракта или иного договора
- Использовать новые реквизиты
- Указывать стоимость выполненных работ или оказанных услуг
- Использовать идентификатор УПД
Для правильного заполнения документов рекомендуется использовать применение нового УПД с 2 января 2024 года. Кто подписывает УПД?
Документ подписывает продавец полностью. Если передача товара осуществляется с помощью бумажной накладной, то бумажный УПД заменяет накладную. Если товар передается в электронном виде, то в данном случае применяются положения нового УПД.
Применение нового УПД с 2 января 2024 года обязательно для всех сторон контракта. Какие документы нужно взять во внимание при применении УПД со статусом 1?
- Документы, подтверждающие факт выполненных работ или оказанных услуг
- Документы, подтверждающие стоимость выполненных работ или оказанных услуг
- Документы, подтверждающие правильное заполнение УПД
Проводки у продавца:
Дт 62 Кт 90 субсчет Выручка – отражена выручка от продажи товара;
Дт 90 субсчет Себестоимость Кт 41(20, 29…) – списана себестоимость отгруженного товара, выполненных работ, оказанных услуг;
Дт 90 субсчет НДС Кт 68 субсчет Расчеты по НДС – начислен НДС со стоимости проданных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
Проводки у покупателя:
Дт 10 (20, 23…) Кт 60 (76) – отражена покупная стоимость товаров, оказанных услуг, выполненных работ без НДС;
Дт 19 Кт 60 (76) – учтен НДС по оприходованным ценностям, услугам, работам;
Дт 68 субсчет Расчеты по НДС Кт 19 – принят к вычету НДС по оприходованным товарам, работам, услугам.
Кем и когда применяется
УПД-форма разработана ФНС Российской Федерации на базе счета-фактуры в конце 2011 года. При создании новой формы были учтены обязательные к использованию товарно-транспортная накладная, ТОРГ-12 и другие бумаги, выступающие подтверждением передачи товарно-материальных ценностей.
Таким образом, УПД-документ представляет собой счет-ф, расширенную посредством введения дополнительных реквизитов. В том числе сведениями из другой документации первичного учета:
- ТН;
- ТТН;
- документ, подтверждающий отгрузку;
- акт приема-передачи товарных позиций и услуг.
Функциональность УПД в ЭДО
УПД в ЭДО, а также в традиционном бумажном документообороте, — это многофункциональный документ, который используют для оформления хозяйственных операций, совершаемых между участниками сделки или договора: при отгрузке товара, передаче работ, услуг или имущественных прав.
Порядок заполнения УПД регулирует письмо ФНС России № ММВ-20-3/96 от 21 октября 2013 года. В нём установлены форма, рекомендации по заполнению и перечень операций, по которым можно использовать универсальный передаточный документ.
В счетах-фактурах и документах по передаче товаров, работ или услуг дублируется большинство информации. Такие бланки, как ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и товарный раздел товарно-транспортной накладной, содержат одинаковые реквизиты.
Вместо отдельного оформления и обмена различными первичными документами (счёт-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ или услуг), организации могут использовать УПД, объединив их реквизиты в одном документе. Это упрощает процесс документирования и обмена информацией, делая его более компактным и структурированным.
УПД может содержать информацию о наименовании товаров, их количестве, цене, сумме НДС и других существенных деталях сделки. Он также может включать реквизиты, связанные с оплатой, доставкой и другими условиями договора.
Путём объединения реквизитов различных первичных документов в УПД создаётся универсальный документ, который содержит всю необходимую информацию о сделке. Это упрощает процессы учёта, налогообложения и аудита, а также обеспечивает целостность и удобство документации для обеих сторон сделки.
Применение УПД даёт законное право организации на:
- учёт фактов хозяйственной жизни компании;
- налоговый вычет;
- подтверждение затрат для исчисления налогов.
Обязательные электронные УПД
Важно отметить, что в некоторых случаях использование электронной формы УПД и его передача через оператора ЭДО становится обязательным. Например, в ситуациях, когда УПД содержит коды маркировки товаров или реквизиты прослеживаемости.
Так, с 1 января 2022 года, в соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации № 2464 от 31 декабря 2020 года и № 64 от 28 апреля 2021 года, участники оборота маркированных товаров обязаны передавать информацию о движении продукции (вводе в оборот, продаже, выводе из оборота) исключительно через оператора ЭДО. Это требование призвано обеспечить прослеживаемость товаров и поддерживать эффективный контроль над оборотом маркированных товаров.
Кроме того, с начала 2023 года, в соответствии с Приказом Федеральной налоговой службы России от 08.07.2022 № ЕД-7-15/636, все электронные УПД должны быть переданы через оператора ЭДО в приёмный комплекс ФНС. Это требование имеет целью упростить и унифицировать процесс передачи электронных УПД, а также обеспечить своевременное и точное получение информации налоговыми органами.
Таким образом, для участников оборота маркированных товаров и всех организаций, применяющих электронные УПД, соблюдение требований обязательной передачи через оператора ЭДО становится необходимым. Это способствует соблюдению требований прослеживаемости товаров и налогового контроля, а также облегчает процессы обмена информацией с соответствующими органами и ведомствами.
В универсальном передаточном документе есть три поля для заполнения даты. Поэтому возникает вопрос: как заполнить дату УПД и что вписывать в каждую строку? В строке под номером 1 вписывается дата, когда был составлен документ. В строку под номером 11 нужно вписать дату, когда произошел факт хозяйственной жизни (была отгружена продукция, начата передача имущественных прав и др.) В строке 16 надо вписать дату получения товаров или услуг, приемки работ, которые были выполнены ранее.
Согласно законодательству дата оставления УПД увязывается с возникновением у покупателя прав на вычет. Правила составления счетов-фактур гласят:
-
нельзя выставлять счет-фактура позднее, чем через пять суток после оказания услуг, отгрузки продукции и др.;
-
если документ был составлен до отгрузки, то он не имеет никакой силы и не может считаться основанием для вычета;
-
если определяется налоговая база НДС по факту сдачи произведенных работ, то это будет дата подписания акта заказчиком.
Рассмотрим, кто должен расписываться в УПД, в каких строках ставятся подписи уполномоченных лиц.
Поля, где должен расписаться руководитель или главбух всегда нужно заполнять. Даже для документов со статусом 2 исключения не делаются.
В поле по номером 10 ставятся ФИО и подпись, а также должность лица, которое отгрузило продукцию или в его компетенции находится подписание актов по факту свершившихся работ или оказанных услуг. Это лицо может быть одновременно уполномоченным подписывать счет-фактуру, поэтому далее оно может просто писать должность и ФИО, не ставя подписи.
В поле под номером 13 указываются реквизиты должностного лица (со стороны продавца), которое является ответственным за оформление документации, подтверждающей факт хозяйственной жизни. Если в строках 10 и 13 указывается один и тот же человек, то второй раз ему можно не расписываться.
В поле под номером 15 свои инициалы, фамилию, должность проставляет лицо, которое получило товар или имеет право подписывать акты завершения работ (оказания услуг).
В поле под номером 18 расписывается человек, ответственный за оформление документации со стороны покупателя. Также он вписывает свои инициалы и должность. Повторно он может не расписываться, если сам принимал товар.
Появление новых полей в УПД
С 1 июля 2024 года в российском Универсальном передаточном документе (УПД) были внесены изменения, в результате чего появились новые поля, которые требуется заполнить при составлении и передаче документа.
Одним из новых полей в УПД стало поле «Дата документа». Теперь при формировании УПД необходимо указывать точную дату, когда был составлен документ. Это поле важно для правильного учета и отслеживания временных моментов проводимых операций.
Также в УПД появилось поле «Вид операции». Это поле предназначено для указания конкретного вида операции, которая выполняется с помощью УПД. Например, это может быть покупка, продажа, передача или возврат товара. Введение этого поля позволяет точнее классифицировать операции и упрощает процесс документооборота.
Простой передаточный документ может быть использован в любое время. Предприятиям разрешается использовать либо бланки Федеральной налоговой службы, либо бланки, изготовленные самостоятельно. Им разрешается разрабатывать собственные бланки, если они содержат все необходимые реквизиты.
В первую очередь необходимо соотнести его с формой, которую будет заполнять ИП. Затем разработанные стандарты должны быть закреплены в учетной политике. Затем их разрешается полностью переделать, если существующие, рекомендованные налоговыми органами, не устраивают.
Основным условием является соответствие наличия и правильности элементов и их расположения. Например, нежелательно переименование или удаление между полями 1-11.
УПД является первичным документом и его порядок и образцы должны быть известны ответственному сотруднику. Какие положения следует запомнить:.
- кто будет составлять документ и сколько экземпляров
- как заполнять строку и кто и что должен сообщать.
- когда должны быть зарегистрированы цены на эти графы; и
- что должно быть написано для представителя покупателя и что опущено для продавца.
Нет необходимости предупреждать поставщиков, клиентов и других контрагентов. Они обычно нормально относятся к новой системе и, если все сделано правильно, не представляют никакого риска. Однако им может быть сложно сразу заполнить первую форму.
Поэтому мы советуем им заранее все продумать. Сначала убедитесь, что они справятся с этим, и начните отправлять товары с обновленной документацией. Вы также можете уточнить использование этой формы в контракте.
Как заполнить с учетом новых правил
Если и счет-фактура, и первичная передаточная документация заменяются в конкретной организации универсальным передаточным документом, то указанному УПД всегда присваивается первичный статус (то есть статус 1).
При таком подходе все реквизиты УПД подлежат обязательному заполнению. Как известно, документ включает необходимые реквизиты первичной передаточной документации (это оговорено статьей 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011) и все обязательные реквизиты счета-фактуры (это регламентируется пунктом 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ).
Если форма применяется исключительно как первичный документ, то такому УПД присваивается вторичный статус (то есть статус 2), что, в свою очередь, не предполагает обязательное заполнение всех его реквизитов. Строки, являющиеся необходимыми для счетов-фактуры, разрешено оставлять незаполненными в этом случае.
Если заполняется часть, которая отражает счет-фактурные реквизиты, её заполняют по правилам, регламентированным для счетов-фактур.
Что такое универсальный передаточный документ? Назначение и форма заполнения УПД
Универсальный передаточный документ — это документ, который выставляется при передаче услуг, работ, имущественных прав или отгрузке товара и объединяет счет-фактуру и передаточные документы (акты, товарные накладные и т. д.). Форма УПД разработана ФНС России (Приложение 1 к Письму ФНС от 21.10.2013г.
№ ММВ-20-3/96). В документе присутствует три вида реквизитов:
реквизиты универсального передаточного документа;
реквизиты первичного учетного документа;
Форма документа рекомендованная — ее допускается дорабатывать, добавляя необходимые столбцы и графы. Удалять же реквизиты из бланка нельзя.
УПД не является обязательным документом. Организации и предприниматели вправе использовать его или придерживаться, привычных правил оформления первичной документации и выписывать счета-фактуры и передаточные документы по отдельности. Применение универсального передаточного документа упрощает и ускоряет процесс первичного документооборота, налогового и бухгалтерского учета, снижает риск ошибок, ведь вместо двух документов оформляется только один.
Поэтому новая форма УПД от 01. 07. 2021 года должна включать обязательные пункты, необходимые для счета-фактуры — 5А «документ поставки». Также, согласно постановлению Правительства РФ.534 от 02. 04. 2021 г. (относительно изменений в счете-фактуре), необходимо уведомлять об определенных полях.
В этом документе подробно описаны поправки к форме, новые данные, созданные в контексте, и изменения в УПД с 1 июля 2021 года.
- 1 — Линия серийных номеров с товарами, работами и услугами, в
- 1 ок.
- 1B — код товара, который должен быть указан при вывозе товара на территорию ЕАЭС за пределы России; и
- 11-Количество идентифицированных партий товаров; и
- 12-код количественной единицы контролируемого товара,.
- 12a-Название количественной единицы; и
- 13 — количество обнаруживаемого товара в соответствующей единице.
Глава 5 является особенно проблематичной.
Варианты использования УПД
Новая форма UPD должна использоваться независимо от того, работает ли организация с прослеживаемыми товарами. Если таких товаров нет, в позиции 12-13 следует поставить прочерк. Документы могут быть представлены в бумажном и электронном формате; электронная форма УПД была доработана Федеральной налоговой службой в соответствии с новыми требованиями и доведена до сведения налогоплательщиков письмом №.
ΕA-4-15/7407 Федерального налогового управления от 28. 05. 2021.
Существует два варианта использования UDD.
Вместо счетов-фактур и передаточных документов. В этом случае при передаче товаров, услуг или проектов выдается только универсальный передаточный документ. Он используется для расчета НДС и определения затрат для целей налога на прибыль. Документ является 1 и должен быть составлен в печатном и, при необходимости, в электронном формате.
Общая информация об изменении порядка обмена для УПД/УКД
В связи со вступлением в силу Приказа ФНС России от 08.07.2022 N ЕД-7-15/636@ наступает обязанность оператора электронного документооборота передавать все электронные УПД и УКД, содержащие реквизиты прослеживаемости, в приемный комплекс ФНС России – ПП ЭДЕМ.
В соответствии с этим изменяется порядок обмена УПД/УКД, в рамках которого будут добавлены подтверждающие квитанции от оператора на титулы продавца и покупателя. Данные квитанции необходимы для корректной передачи пакета документов в приемный комплекс ФНС.
Новый порядок обмена предусмотрен для электронного универсального передаточного документа (УПД) с функциями:
- СЧФДОП – счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
- ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).
А также для электронного универсального корректировочного документа (УКД) с функциями:
- КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
- ДИС – документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2024 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).