Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы которые должны быть в организации 2024 для ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
- Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
- Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
- Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Полный перечень и важность
При ведении деловой деятельности ООО важно иметь полный перечень кадровых документов, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства и эффективное управление персоналом. Ниже представлен полный перечень документов, необходимых для работы ООО в 2024 году.
| Название документа | Важность |
|---|---|
| Трудовой договор | Обязательно |
| Приказ о приеме на работу | Обязательно |
| Анкета сотрудника | Рекомендуется |
| Приказ о переводе на другую должность | Рекомендуется |
| Заявление об увольнении | Обязательно |
| Табель учета рабочего времени | Обязательно |
| Опись личного дела | Обязательно |
| Справка о заработной плате | Рекомендуется |
| Соглашение об материальной ответственности | Рекомендуется |
| Акт приема-передачи работника | Обязательно |
В процессе аттестации происходит:
- Оценка профессиональных навыков и компетенций работника. В ходе аттестации исследуются знания, навыки, опыт работы, уровень образования, а также способность применять эти знания и умения на практике.
- Оценка квалификации работника. Квалификация работника определяет его уровень подготовки и способности выполнять свои профессиональные обязанности. В ходе аттестации проводится оценка соответствия работника требованиям занимаемой должности и его способности выполнять задачи.
- Разработка плана развития индивидуальных навыков. По результатам аттестации разрабатывается план развития работника, которым определяются необходимые для него занятия, тренинги, обучения и другие мероприятия, направленные на повышение его профессионального уровня.
Аттестация работника является важным этапом его профессионального роста и развития. Она способствует улучшению качества работы организации и повышению уровня профессионализма сотрудников.
Кадровые документы с нуля для ООО, при ее создании: полный пакет
Трудовое законодательство предусматривает необходимость формирования огромного количества кадровых документов. Некоторые из них обязательны для любой организации, а некоторые должны быть внедрены при определенных условиях.
Полный кадровый пакет документов для ООО, которые целесообразно внедрить, следующий:
- Документы, на основании которых сотрудники организации осуществляют трудовую деятельность.
- трудовые договоры;
- трудовые книжки;
- книги учета трудовых книжек и вкладышей для них;
- личные карточки работников;
- графики отпусков;
- табеля учета времени работы;
- Документы распорядительного характера
- приказы о трудоустройстве сотрудников;
- приказы об отпуске работников;
- иные приказы, например, о направлении в командировку, о дисциплинарных взысканиях;
- различные распоряжения руководства;
- Локальные акты.
- положения об охране труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о премировании.
Полный кадровый пакет документов для ООО — начинаем с нуля
Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на следующие группы:
- Локальные нормативные акты:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных работников;
- правила охраны труда работников.
- Распорядительные документы:
- приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
- распоряжения.
- Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
- трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2018 ― 2024»);
- трудовые книжки;
- книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
- график отпусков;
- личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
- табель учета рабочего времени;
- записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.
Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).
Необходимые кадровые документы
Для правильного оформления трудовых отношений и соблюдения законодательства необходимо иметь следующие кадровые документы:
- Трудовой договор — основной документ, закрепляющий права и обязанности работника и работодателя;
- Приказ о приеме на работу — официальное уведомление о принятии работника на работу;
- Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются все изменения в трудовой деятельности работника;
- Личное дело работника — включает в себя копии паспорта, СНИЛСа, документов об образовании и других необходимых документов;
- Должностная инструкция — подробное описание обязанностей и полномочий работника на своей должности;
- Табель учета рабочего времени — документ, в котором отражается учет рабочего времени работников;
- Приказы об отпусках — документы, оформляющие отпуска работников;
- Справка о заработной плате — документ, подтверждающий размер заработной платы работника;
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве — документ, в котором отражаются все несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте;
Обеспечение наличия всех необходимых кадровых документов поможет избежать проблем при проверках со стороны контролирующих органов и обеспечит правовую защиту как работника, так и работодателя.
Обновление кадровых документов
В процессе обновления кадровых документов необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
- Правила приема и увольнения сотрудников. Необходимо обновить процедуры приема новых сотрудников, оформления документов и процедуры увольнения.
- Трудовые договоры. Важно проверить актуальность и соответствие трудовых договоров с действующим законодательством. При необходимости, провести пересмотр и внести необходимые изменения.
- Коллективные договоры. Проверьте, действуют ли у компании актуальные коллективные договоры с профсоюзами или другими работническими организациями. Обновите их при необходимости.
- Положения о комплексных мерах по охране труда. Обновите положения о комплексных мерах по охране труда в соответствии с действующими правилами и нормами. Уделите особое внимание регламентации процедур обучения персонала в области охраны труда.
- Локальные нормативные акты. Обновите локальные нормативные акты, такие как положения о поощрениях и взысканиях, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы.
Регулярное обновление кадровых документов обеспечивает эффективное управление кадровой политикой компании и минимизацию рисков, связанных с нарушением трудового законодательства. Необходимо иметь в виду, что требования и нормы в области кадровой документации могут изменяться со временем, поэтому важно проводить регулярные проверки и обновления, чтобы быть в соответствии с законом.
Учредительный договор ООО: регистрация и изменения
Для регистрации ООО учредительный договор должен быть составлен в письменной форме и подписан всеми учредителями. В нем должны быть указаны следующие сведения:
- Наименование общества с ограниченной ответственностью;
- Полное наименование каждого учредителя, его гражданство, место жительства или место нахождения (для юридического лица);
- Размер доли каждого учредителя в уставном капитале общества;
- Срок полномочий органов управления и порядок принятия решений;
- Порядок распределения прибыли и убытков общества;
- Порядок выхода учредителя из состава общества;
- Прочие условия и положения, касающиеся деятельности общества.
После подписания учредительного договора необходимо произвести его регистрацию в налоговых органах и официально зарегистрировать ООО в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). После этого общество с ограниченной ответственностью может начать свою коммерческую деятельность.
Учредительный договор может быть изменен по решению учредителей ООО. Любые изменения должны быть внесены в письменной форме и зарегистрированы в соответствующих государственных органах.
Кадровые документы в организации в 2024 году
В 2024 году, как и в любом другом году, для нормального функционирования организации требуется наличие определенного набора кадровых документов. Все эти документы необходимы для учета сотрудников, контроля за их работой и обеспечения соответствия деятельности организации требованиям законодательства.
Вот основные кадровые документы, которые должны быть в наличии в организации в 2024 году:
| Название документа | Назначение |
|---|---|
| Трудовой договор | Официальное удостоверение договора между сотрудником и организацией, устанавливающее взаимные права и обязанности сторон |
| Личное дело сотрудника | Содержит информацию о сотруднике: персональные данные, трудовую и профессиональную историю, оценки и другие документы, связанные с работой |
| Заявление о приеме на работу | Формальное заявление от сотрудника о желании присоединиться к организации, содержащее необходимую информацию о сотруднике |
| Анкета сотрудника | Содержит дополнительную информацию о сотруднике, такую как контактные данные и семейное положение |
| Табель учета рабочего времени | Отображает количество отработанных часов каждым сотрудником за конкретный период времени, необходим для расчета заработной платы |
| Соглашение об использовании конфиденциальной информации | Документ, подтверждающий, что сотрудник обязан сохранять конфиденциальность информации организации, с которой он имеет дело |
| Свидетельство о прохождении медицинского освидетельствования | Удостоверение отсутствия противопоказаний к работе на определенных должностях |
Кроме указанных выше документов, в организации могут быть и другие кадровые документы, зависящие от ее деятельности и требований законодательства.
«Одноразовые» отчеты кадровика в 2024 году
Перед новым годом необходимо отчитаться о закрытии 2023 г. Перепроверьте перечень, какие отчеты сдает кадровик в конце года, и убедитесь, что все сдали вовремя, чтобы избежать штрафов в новом году.
Для многих специалистов по кадрам и работников, исполняющих их обязанности, последний рабочий месяц года такой же, как и остальные. Если перечислять все отчеты в декабре 2023 года для кадровика и сроки их сдачи, то получим следующее:
- не позже 1 декабря в военкомат необходимо предоставить отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, конкретную дату устанавливает регион;
- к этой же дате передать в Росстат сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) за ноябрь;
- до 30 декабря отнести личные карточки работников в военкомат для сверки с учетными данными;
- до 25 декабря включительно направить в СФР ЕСФ-1 за прошлый месяц;
- до 15 декабря в Росстат сдать данные о численности и заработной плате работников по форме П-4;
- подготовить отчеты отдела кадров в 2023 году в службу занятости о наличии вакансий и отправить ее в ЦЗН в сроки, оговоренные региональным законодательством. Обычно это период с 25-го по 29-ое числа.
Трудовая книжка, официальная запись о трудовой деятельности
Трудовую книжку работник получает при поступлении на работу в организацию и обязан заботиться о ее сохранности и актуальности информации. Для оформления в трудовую книжку регистрируются все изменения, связанные с трудом работника, включая переходы на другие должности, изменения трудовых условий, продолжительность рабочего дня, получение повышения квалификации и другие изменения, связанные с трудовыми отношениями.
Кроме того, трудовая книжка служит основой для рассчета трудового стажа, который учитывается при получении льгот, пенсионных выплат и других социальных гарантий. Также она является важным документом при поиске новой работы и предоставлении резюме.
Таким образом, трудовая книжка является важным документом, который фиксирует все изменения в трудовом статусе работника и служит основой для получения различных льгот и социальных гарантий. Поэтому его аккуратное ведение и хранение является обязанностью работника.
Кадровые документы, требуемые организацией в 2024 году
В 2024 году организации все еще будут требовать определенные кадровые документы при приеме на работу. Они необходимы для подтверждения квалификации соискателей и соблюдения требований законодательства.
Вот основные кадровые документы, которые будут требовать организации в 2024 году:
- Резюме: Это документ, в котором соискатель предоставляет информацию о своем образовании, опыте работы и навыках. Резюме помогает работодателям оценить подходит ли соискатель для определенной должности.
- Трудовая книжка: Это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность соискателя. Он содержит информацию о предыдущих местах работы, должностях, дате приема и увольнения, а также о выплачиваемых заработных платах.
- Диплом: Диплом является подтверждением полученного соискателем образования. Он позволяет работодателям оценить уровень образования и соответствие требованиям для конкретной должности.
- Справка о несудимости: Этот документ предоставляет информацию о том, был ли соискатель судим или нет. Он требуется для работы с конфиденциальными данными или в должностях, связанных с безопасностью.
Кроме основных документов, организации также могут запросить другие кадровые документы, специфичные для определенных сфер деятельности или требований законодательства. Важно быть готовым предоставить все необходимые документы при поиске работы в 2024 году.
Протокол о создании ООО
Данный протокол содержит следующие основные сведения:
| Номер протокола | Уникальный номер, присвоенный протоколу о создании ООО |
| Дата создания | Дата, когда был составлен и утвержден протокол |
| Учредители | ФИО, адрес места жительства и паспортные данные каждого учредителя компании |
| Сумма уставного капитала | Сумма, которую учредители обязаны внести в уставный капитал ООО |
| Размер доли участника | Доля, которую каждый участник обязан внести в уставный капитал ООО, выраженная в процентах |
| Наименование и юридический адрес | Полное наименование создаваемой организации и ее юридический адрес |
| ИНН и КПП | ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика) и КПП (код причины постановки на учет) создаваемой организации |
| Основной вид деятельности | Основной вид деятельности, указанный в учредительных документах ООО |
Протокол о создании ООО является важным документом, который подтверждает правомерность образования организации и содержит основные сведения о ней. Наличие данного протокола обязательно при регистрации ООО и при дальнейшей работе с ним.
Документы о составе участников
Для ООО на 2024 год необходимо иметь следующие документы, связанные с составом участников:
1. Учредительный договор – основной документ, регламентирующий основные принципы и условия создания и функционирования общества с ограниченной ответственностью. Учредительный договор содержит сведения об участниках, их долях в уставном капитале, порядке принятия решений и других вопросах, связанных с деятельностью ООО.
2. Устав ООО – документ, устанавливающий права и обязанности участников, порядок управления и принятия решений, организационно-правовой статус ООО. Устав содержит полную информацию о участниках ООО и их долях в уставном капитале.
3. Документы, подтверждающие личность и гражданство участников ООО (паспорт РФ, иностранный паспорт, вид на жительство и т.д.).
4. Документы, подтверждающие полномочия представителей участников ООО (нотариально удостоверенные доверенности, протоколы собраний участников и т.д.).
Все указанные документы должны быть сохранены в кадровой документации ООО на протяжении всего существования компании и предъявляться при необходимости в случае проверки со стороны контролирующих органов.