Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Доверенность на подписание кадровых документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила оформления представительства в общем и доверенности в частности определяются главой 10 Гражданского кодекса РФ. В соответствии с ней под доверенностью понимается документ, посредством которого сторона — обладатель полномочий, именуемая доверителем, передает часть этих полномочий лицу, именуемому доверителем. При этом доверенное лицо получает право действовать от имени юридического лица, и все совершенные им действия обретают юридически значимые последствия.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Оформление кадровых документов
На протяжении хозяйственной деятельности компании постоянно возникает потребность в оформлении тех или иных документов. Практически любые действия сопровождаются документальным оформлением, например, прием нового сотрудника на работу, либо увольнение работника, выплата заработной платы, направление в командировку, оформление больничного или отпуска. Каждое из этих действий должно быть задокументировано с целью обеспечения безопасности как работника, так и работодателя. Кроме того, правильное составление документов позволит избежать ответственности, предусмотренной законодательством.
Важно! Без подписи руководителя компании или иного ответственного лица документ не имеет юридическую силу и не является действительным. Такой документ не может быть реализован, так как по своей сути он представляет собой обычную бумагу.
Как оформить доверенность на подписание кадровых документов
Доверенность на подписание кадровых документов может быть оформлена внутри компании. Срок действия такого документа не должен превышать 3 года. Если в доверенности срок действия не указан, то считается, что действительна она в течение 1 года с момента оформления.
После того, как на определенное лицо была оформлена доверенность, он получает право подписывать определенные документы с указанием своей должности, а также основанием для подписания документов. Если право подписи руководитель компании передает своему заместителю, то это в обязательном порядке указывается в нормативных документах. В противном случае, наличие одной доверенности не будет достаточным для передачи права подписи и для того, чтобы подписанные документы имели юридическую силу.
Передать право подписи кадровых документов по доверенности руководитель может не только своему заместителю, но и иному уполномоченному сотруднику. Но прежде должны быть соблюдены определенные процедуры, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. К ним относят следующее:
- Заключить допсоглашение к действующему трудовому договору сотрудника.
- Издать приказ.
- Получить письменное согласие сотрудника на осуществление дополнительных трудовых обязанностей.
В каких случаях необходима доверенность
Передать полномочия первого лица организации может быть необходимо в разных случаях. Возможно, руководитель организации в отпуске или отсутствует по другой уважительной причине.
Однако, сфера бизнеса не терпит каких-либо задержек и работа организации должна продолжаться. В этих целях составляется доверенность на право подписи за директора на другое лицо, которое будет руководить организацией и обеспечивать рабочий процесс.
Этот документ также необходим, если организация имеет в ведении филиалы. Доверенность на руководителя филиала обеспечивает необходимыми полномочиями руководителя этого подразделения организации в соответствии с целями деятельности.
Такая доверенность представляет из себя подробный документ, в котором прописан ограниченный перечень полномочий и максимальные размеры сумм по сделкам, которые имеет право заключать руководитель филиала.
Какие документы компании не подписываются за директора?
Речь идет о документах, которые:
1. Направляются в ФНС в целях государственной регистрации юрлица.
В соответствии с подп. «а» п. 1.3 ст. 9 закона «О государственной регистрации» от 08.08.2001 № 129-ФЗ, направлять такие документы имеет право директор или иное лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности.
Кроме директора таким правом наделены учредители, конкурсные управляющие, руководство юрлица, которое является учредителем регистрируемой фирмы, а также лица, уполномоченные регистрировать организацию по закону или в силу действия норм, установленных государственным или муниципальным органом власти.
2. Подписываются в соответствии с уставом организации только ее руководителем.
Например, это может быть бухгалтерская и финансовая отчетность. Если же в уставе нет нормы о запрете передачи полномочий директора на подписание отчетности, то доверенность может быть оформлена (письмо ФНС от 27.06.2013 № ЕД-4-3/11569).
- понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
- правильно оформить его подпись на документе;
- подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.
Как составить доверенность на право подписи документов
Установленного законом образца генеральной доверенности на право подписи не существует. Документ составляется в произвольном виде. Однако законодательством может быть установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении доверенности.
- В самом верху документа пишется слово «Доверенность» и ставится номер доверенности по внутреннему документообороту, если он необходим. Ниже в одной строке указывается населенный пункт, в котором оформляется документ, и дата его заполнения (число, месяц (прописью), год).
- Далее следует вписать реквизиты юридического лица-доверителя: полное наименование предприятия (с указанием его организационно-правовой формы), ОГРН, ИНН, КПП (найти можно в учредительных бумагах организации), его юридический и фактический адрес.
- Затем заполняем должность сотрудника, от имени которого составляется данный документ. Обычно это директор, генеральный директор организации или лицо, уполномоченное на подписание таких бумаг: следует указать его фамилию, имя, отчество (имя-отчество можно указать в виде инициалов), а также документ, на основании которого действует доверитель (как правило, в этой строке пишут «На основании Устава», «Доверенности» или «Положения»).
- Теперь персональные сведения о доверителе. Здесь вносится его фамилия, имя, отчество и документ, удостоверяющий личность (наименование, серия, номер, когда и кем выдан), регистрация по месту жительства.
- Следующая часть документа содержит подробное описание полномочий, которые возлагает на доверенное лицо доверитель: тут нужно вписать полный перечень документов, которые представитель имеет право подписывать.
- Затем указывается срок, на который выдана доверенность. В соответствующей строке следует вписать дату, до которой доверенность является действительной. Здесь можно указать любой период, если же конкретных цифр не будет, то доверенность автоматически будет считаться действительной в течение года с момента подписания.
- После этого нужно указать, обладает ли представитель правом передоверять кому-либо свои полномочия.
- Далее доверенное лицо ставит под документом свою подпись, которую удостоверяет руководитель организации. Последний также расписывается под доверенностью и ставит печать предприятия.
Надо сказать, что с 2021 года юридические лица не обязаны пользоваться печатями при оформлении документов.
При самостоятельном составлении важно отобразить всю необходимую информацию. Доверенность на подпись документов должна включать в себя:
- название, а также номер, присвоенный во внутреннем документообороте предприятия;
- место, где был составлен акт. Обычно указывается город или иной населенный пункт, без полного адреса организации;
- реквизиты доверителя. Так как в его качестве выступает юридическое лицо, следует отметить: название фирмы;
- ОГРН;
- КПП;
- ИНН;
- адрес.
Если составляется от имени конкретного должностного лица, следует внести следующую информацию:
- Ф.И.О., данные паспорта, адрес регистрации по месту жительства;
- персональные данные гражданина, который будет представлять интересы. Необходимы для идентификации представителя организации;
- перечень полномочий, которые может выполнять доверенный. Обычно это право на проставление подписи взамен руководителя, главного бухгалтера или иного сотрудника. Также можно включить список документации, которую может визировать указанный гражданин;
- срок действия. Если точный промежуток времени не указан, по общим правилам он составляет год, в соответствии со статьей 186 ГК РФ>;
- возможность или невозможность передоверения;
- дату составления.
Если составляется доверенность на печать и подпись, данный нюанс также следует отобразить в тексте.
Образец доверенности на право подписи договоров за директора
Оформляя доверенность на подписание договоров от имени юридического лица, нужно соблюдать ряд правил. Чтобы упростить внесение данных, эксперты рекомендуют использовать готовый образец. Его применение минимизирует вероятность возникновения ошибок. Вам потребуется лишь указать в бумаге персональные данные. Готовый образец ускоряет внесение сведений.
- Доверенность на право подписи договоров за директора
- Доверенность на право подписи договоров за директора на исполнительного директора
- Доверенность на право подписи договоров за директора на коммерческого директора
- Доверенность на право подписи договоров за исполнительного директора
- Доверенность на право подписи договоров за коммерческого директора
При самостоятельном составлении важно отобразить всю необходимую информацию. Доверенность на подпись документов должна включать в себя:
- название, а также номер, присвоенный во внутреннем документообороте предприятия;
- место, где был составлен акт. Обычно указывается город или иной населенный пункт, без полного адреса организации;
- реквизиты доверителя. Так как в его качестве выступает юридическое лицо, следует отметить:
- название фирмы;
- ОГРН;
- КПП;
- ИНН;
- адрес.
Если составляется от имени конкретного должностного лица, следует внести следующую информацию:
- Ф.И.О., данные паспорта, адрес регистрации по месту жительства;
- персональные данные гражданина, который будет представлять интересы. Необходимы для идентификации представителя организации;
- перечень полномочий, которые может выполнять доверенный. Обычно это право на проставление подписи взамен руководителя, главного бухгалтера или иного сотрудника. Также можно включить список документации, которую может визировать указанный гражданин;
- срок действия. Если точный промежуток времени не указан, по общим правилам он составляет год, в соответствии со статьей 186 ГК РФ;
- возможность или невозможность передоверения;
- дату составления.
Если составляется доверенность на печать и подпись, данный нюанс также следует отобразить в тексте.
На бумаге проставляется подпись сотрудника, который обладает полномочиями по наделению представителя правом на заверение. Обычно в его роли выступает генеральный директор фирмы. В некоторых случаях, если дело касается подписания различной финансовой отчетности, оформлением доверенности на право подписи документов занимается бухгалтер. В случае если указанные работники отсутствуют, выдать документацию могут их заместители.
Доверенность в трудовых правоотношениях
Институт представительства весьма развит в современной хозяйственной деятельности. Нас совсем не удивляет, что от лица компаний чаще действуют представители на основании доверенности или уполномоченные иными, предусмотренными законом, способами.
Доверенное лицо (поверенный) представляет интересы организации в суде и иных органах и организациях, подписывает различные документы, включая договоры и проч. Но это вне компании, в отношениях с третьими лицами.
А как быть, когда руководитель передает поверенному ту часть своих полномочий, которая вытекает из трудовых правоотношений? То есть, если передаются полномочия на представление интересов внутри общества.
Обычно это практикуется в крупных компаниях, разделенных на департаменты, управления, отделы и т.д., а также при наличии у единоличного исполнительного органа нескольких заместителей.
Чтобы упростить процедуру принятия управленческих решений, а также для разделения функционала между руководителями генеральный директор издает приказ, например, о разграничении полномочий и выдает своим заместителям (или другим работникам) доверенность на выполнение части своего функционала. Попробуем разобраться, вправе ли единоличный исполнительный орган передать свои полномочия, вытекающие из трудовых правоотношений, иному лицу. Например, может ли работник организации, не являющийся его органом управления, но наделенный полномочиями, скажем, уволить другого работника, наложить на него иное дисциплинарное взыскание?
По общей практике от имени юридического лица без доверенности действует его единоличный исполнительный орган, как это следует из ст. 69 Федерального закона «Об акционерных обществах» и ст. 40 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», сведения о чем, согласно ч. 1 ст.
53 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ), подлежат включению в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Иные лица, т.е. не указанные в ЕГРЮЛ, выступают от имени юридического лица на основании доверенности, в соответствии со ст. 185 ГК РФ.
Согласно данной норме доверенность представляет собой письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому (или другим) для представительства перед третьими лицами.
Из существа ст. 182 и 185 ГК РФ вытекает, что доверенность выдается доверителем поверенному на представление его интересов, вытекающих из гражданско-правовых отношений, в т.ч. при заключении сделок, как их определяет гражданское законодательство, а именно ст.ст. 153 и 156 ГК РФ.
Следовательно, представительство допустимо, во-первых, в рамках гражданских правоотношений а, во-вторых, во взаимоотношениях с третьими лицами. Однако, отношения между работником и работодателем регулируются, согласно ст.
5 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а сами работники, по обычаю, третьими лицами не являются.
С другой стороны, ст. 20 ТК РФ допускает осуществление прав и обязанностей работодателя в трудовых отношениях не только органами управления юридического лица (организации), но и уполномоченными ими лицами.
Однако, уполномоченные органами управления лица могут действовать лишь в случаях и в порядке, предусмотренных ТК РФ. А именно, выполнение функционала одного работника другим работником возможно в рамках трудового законодательства в случаях совмещения должностей, как это предусматривает ст. 60.
2 ТК РФ, или в случае временного перевода работника на другую работу, согласно ст. 72.2 ТК РФ. В указанных случаях работник исполняет возложенные на него обязанности другого работника на основании соответствующего приказа. При этом, уполномоченный работник исполняет обязанности временно отсутствующего работника.
То есть, на момент исполнения обязанностей единоличного исполнительного органа иным работником, единоличный исполнительный орган должен отсутствовать.
В защиту мнения о недопустимости передачи полномочий в сфере трудовых отношений говорит также следующее.
С руководителем организации подписывается трудовой договор, как и с любым другим работником, и данные правоотношения, как говорилось ранее, регулируются трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права. А в соответствии со ст. 15 ТК РФ работник должен выполнять работу (трудовую функцию) лично.
Стоит отметить, что судебные споры по данному вопросу – редкость. И это неудивительно. Обратиться за защитой своих прав в данном случае может работник организации, орган управления или участник (акционер).
Работники, как правило, не вникают в такие тонкости; управленец постарается предпринять максимальные усилия для решения вопроса, не вынося сор из избы; а собственники бизнеса скорее предпочтут досрочно расстаться с управленцем, прибегнув к судебной защите лишь в крайних случаях.
Какой вариант выбрать: печатный или от руки?
При выборе формы оформления доверенности на бухгалтера на право подписи следует руководствоваться статьей 185 ГК, которая требует, чтобы документ был оформлен в письменном виде. Оба варианта: и печатный, и рукописный, отвечают этому требованию, т.е. относительно закона, они оба правомерны и равнозначны.
Какой вариант предпочтительнее, стоит выбирать, исходя из ситуации оформления. В спокойном течении офисных будней, лучше отдать предпочтение печатному варианту – от доверенности требуется безукоризненная четкость формулировок и оформления. Наличие исправлений и помарок может стать поводом к тому, чтобы усомниться в действительности бумаги на право подписи.
Рукописный вариант может быть быстрее реализован в ситуации срочной необходимости выдачи доверенности в командировке или на производстве.
Важно, чтобы любой выбранный вариант оформления содержал все необходимые сведения и был составлен и заверен в соответствии с требованиями российского законодательства.
Доверенность предназначена для того, чтобы передать свои обязанности другому человеку. Организация в процессе своей деятельности сталкивается с необходимостью заключать сделки, подписывать внутренние документы. Здесь необходимо заранее распределить, кто и в каких случаях имеет право ставить свою подпись.
В подавляющем большинстве случаев оно даётся одному человеку — директору фирмы. На практике это означает, что от имени своей организации этот человек может ставить свою подпись без каких-либо дополнительных разрешений.
Редко встречается, но, тем не менее, является абсолютно законным, когда учредительные бумаги фиксируют, что право представлять фирму в определённых вопросах без какого-либо разрешения или доверенности, даётся другим людям. Однако при этом строго очерчивается сфера деятельности, конкретные ситуации, когда такие полномочия им даны.
Оформление кадровых документов
На протяжении хозяйственной деятельности компании постоянно возникает потребность в оформлении тех или иных документов. Практически любые действия сопровождаются документальным оформлением, например, прием нового сотрудника на работу, либо увольнение работника, выплата заработной платы, направление в командировку, оформление больничного или отпуска. Каждое из этих действий должно быть задокументировано с целью обеспечения безопасности как работника, так и работодателя. Кроме того, правильное составление документов позволит избежать ответственности, предусмотренной законодательством.
Важно! Без подписи руководителя компании или иного ответственного лица документ не имеет юридическую силу и не является действительным. Такой документ не может быть реализован, так как по своей сути он представляет собой обычную бумагу.