С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ответственность за отсутствие путевого листа несет только водитель. Индивидуальные предприниматели, должностные и юридические лица несут ответственность за неправильно оформленный документ. Все дело в том, что отсутствие путевки свидетельствует о том, что медицинский осмотр водителя и технический осмотр автомобиля не были проведены соответствующим образом.

Путевые листы 2022: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
   • организованная перевозка группы детей,
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
   • перевозка грузов,
   • перевозка для собственных нужд.
   

   Когда нужен путевой лист

   Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

   • зарплату водителя;
   • надбавки водителям за разъездной характер работы;
   • затраты на ГСМ;
   • затраты на запчасти;
   • затраты на парковку;
   • компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

   Как будет выглядеть электронный путевой лист

   Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

   К весне будут утверждены:

   • порядок оформления электронных путевых листов;
   • порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.

   Как ездить без путевого листа на служебном автомобиле?

   Все организации, в том числе индивидуальные предприниматели, использующие транспортные средства для осуществления перевозок грузов, пассажиров, багажа, обязаны иметь при себе путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.

   Есть ситуации, когда нужна путевка на легковой частный автомобиль. Например, личный автомобиль работника, на котором он отправился в служебную командировку.

   В заключение, стоит выделить тех водителей, которым оформлять путевые листы необязательно.

   • Когда автомобильное транспортное средство находится в собственности у физического лица, эксплуатируется им в личных целях либо может быть передано другому физическому лицу посредством оформления доверенности.
   • Когда автомобиль находится в собственности юридического лица или индивидуального предпринимателя и для него не важен учет расходов на бензин.

   Как оформить путевой лист самозанятому?

   Нюансы заполнения путевых листов регулируется приказами Минтранса России. Документ предназначен для учета, контроля работы ТС и водителя. Он обязателен при перевозке пассажиров, грузов, багажа. Правила оформления:

   1. Составляется на каждый рейс или каждую смену. Так, если в течение одной смены осуществляется несколько рейсов, то ПЛ составляется до первого рейса и действует одну смену.
   2. Составляется на каждого водителя. Если в одной смене одним ТС пользуется несколько лиц, то ПЛ оформляется на каждого.

   Самозанятый может использовать типовой бланк либо разработать свою форму. Важно, чтобы в документе присутствовали все сведения:

   • Название, номер ПЛ.
   • Срок его действия.
   • Собственник ТС.
   • Характеристики ТС.
   • Информация о водителе.
   • Сведения о перевозке.
   • Дополнительные реквизиты: расход топлива, маршрут движения.

   Для каких организаций обязательно оформление путевых листов?

   Если организация занимается коммерческой (это важно!) перевозкой пассажиров и грузов, с оформлением договора – путевой лист обязательно оформлять. И неважно, использует ли компания для этого легковые, грузовые автомобили, или даже автобусы. Таким образом, согласно законодательству, под это требование попадают и таксопарки, и корпоративные автопарки, и грузоперевозки, и муниципальный транспорт.

   Многие водители, не знающие этих тонкостей, могут легко попасть на штрафы. К примеру, сотрудники Госавтоинспекции останавливают человека, который едет на корпоративной машине и просят его предъявить путевой лист. Должен ли у него быть этот документ? Если водитель в этой конкретной поездке не перевозит грузы или пассажиров на коммерческой основе – то нет, согласно законодательству, он не обязан иметь при себе путевой лист. Но если об этом не знать, ГИБДД легко может выписать штраф, который доверчивый и законопослушный водитель (или отправившая его организация) обязаны будут заплатить.

   Также проверять маршрутные листы имеют право органы ФНС (если компания использует путевые листы, чтобы уменьшить налог на прибыль) и Трудовая инспекция – чтобы проследить, не нарушает ли работодатель права водителя, в полной ли мере начисляется зарплата.

   Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» — это интеграция всех внутренних процессов компании, включая оформление и ведение документации, в том числе – столь важных и нужных путевых листов.

   Заполняем путевые листы с 1 марта 2022 года по-новому

   1. Название и номер документа.
   2. Срок действия, определяемый исходя из:
   3. даты начала рейса (если он совершается в течение суток);
   4. даты начала и окончания рейса (если он совершается более суток).
   5. Сведения о собственнике ТС, на которое составляется лист:
   6. название юрлица (Ф.И.О. ИП);
   7. адрес, телефон;
   8. номер ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
   9. Сведения о самом ТС:
   10. тип;
   11. модель (и модель прицепа, если он используется);
   12. номер;
   13. данные по одометру — на момент выезда с парковки и к моменту возвращения на стоянку;
   14. дата и время выезда с парковки и возвращения на парковочное место;
   15. дата и время проведения технического контроля (при наличии необходимости его проведения).
   16. Сведения о водителе ТС:
   17. Ф.И.О.;
   18. даты и время медосмотров — предрейсового и послерейсового.

   Предприятие также вправе размещать на листе любые иные реквизиты — на свое усмотрение.

   Новые обязательные реквизиты путевых листов с 1 января 2021 года

   6. Сведения о транспортном средстве включают:
   …
   2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

   2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

   Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.

   6. Сведения о транспортном средстве включают:
   …
   4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

   5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

   4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

   5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

   Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:

   • пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
   • вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.

   Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.

   17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее — журнал).

   Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

   Что нужно добавить в путевые листы с 1 января 2021 года?

   Информация о водителе, который будет осуществлять рейс, должна включать (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

   • фамилию, имя, отчество водителя;

   • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медосмотра водителя предусмотрена законодательством РФ).

   Путевой лист легкового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. За основу своей формы вы можете взять форму N 3, дополнив ее всеми недостающими обязательными реквизитами.

   В маршруте укажите все пункты следования автомобиля. Расход горючего отразите в полном объеме, исходя из показателей приборов.

   Образец путевого листа легкового автомобиля (на основе формы N 3 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

   Путевой лист грузового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. За основу своей формы вы можете взять форму N 4-С или форму N 4-П, дополнив ее всеми недостающими обязательными реквизитами.

   В зависимости от условий оплаты труда водителя подойдет:

   • по сдельным расценкам — доработанная форма N 4-С;

   • по повременному тарифу — дополненная форма N 4-П.

   Заполните путевой лист и выдайте под расписку. Часть данных будет заполнять заказчик, например отрывные талоны. Новый путевой лист выдавайте только после того, как водитель сдаст предыдущий.

   Если вы перевозите материальные ценности, внесите в путевой лист реквизиты товарно-транспортных документов, где указаны характеристики перевозимого груза.

   Храните путевые листы и товарно-транспортные документы вместе.

   Образец путевого листа грузового автомобиля (на основе формы N 4-С с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

   Образец путевого листа грузового автомобиля (на основе формы N 4-П с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

   1. В пункте «Сведения о перевозке» нужно указать вид сообщения и вид перевозки, согласно ст. 4 и 5 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. К примеру, вид сообщения – пригородное, междугородное, международное; вид перевозки – регулярные пассажирские, по заказам и другие.
   2. В сведениях о транспортном средстве нужно указать его марку (до этого заполняли только тип и модель).
   3. Показания одометра нужно вносить в путевой лист при выезде с парковки и при заезде на парковку (ранее полные километры пробега требовалось указать только при выезде с парковочного места).
   4. Добавилась отметка «Выпуск на линию разрешён», которая ставится ответственным должностным лицом после проверки технического состояния транспорта перед рейсом или сменой.
   5. Журнал путевых листов можно вести в электронном виде. При этом его нужно будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью и обеспечить возможность его печати.

   Нужен Ли Путевой Лист На Легковой Автомобиль Оформленный На Юр Лицо 2022

   Но в своей деятельности я часто сталкиваюсь с мнением что оформление путевого листа обязательно только для транспортных организаций, то есть организаций основным родом деятельности которых является перевозка пассажиров и грузов. Как правило так рассуждают те, кто не сталкивался с понятием «обеспечением безопасности дорожного движения». Но, обо всём по порядку. Вообще путевой лист несет в себе двойную функцию.

   Сведения из документа для последующего контроля также предоставляются сотрудникам налоговой инспекции.Путевой лист на легковой автомобиль в 2022 году упрощает следующие процессы:обеспечивает правильный учет и контроль расходов на топливо, бензин, которые после изымаются из налогооблагаемой базы;позволяет вычислить заработную плату водителя.

   Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры

   Отметим, что путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Порядка). Как буквально следует из указанной нормы значение в данном случае имеет цель использования автомобиля. Из вопроса видно, что заместитель директора использует указанный автомобиль в служебных целях, соответственно, организация обязана оформить путевой лист на автомобиль независимо от того, управляет ли заместитель указанным автомобилем по доверенности, либо на ином основании (например, приказ о закреплении служебного автомобиля за указанным работником). Иными словами, доверенность в рассматриваемой ситуации не может отменить обязанность работодателя по оформлению путевого листа. Кроме того, в указанной норме предусмотрен максимальный срок, на который может быть оформлен путевой лист. В то же время, предусматривая максимальный срок, законодательство при этом не предусматривает норм административной ответственности за оформление указанного путевого листа на более длительный срок. Единственным последствием несоблюдения требований к оформлению путевого листа, возможно, являются налоговые последствия в части признания правомерности уменьшения налогооблагаемой прибыли организации (п. 1 ст. 252 НК РФ)*(1).

   Трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, под которой понимаются работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (часть первая ст. 15 ТК РФ). Условие о трудовой функции является обязательным для включения в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Вместе с тем отсутствие в трудовом договоре (должностной инструкции) прямого упоминания об обязанности работника управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю, не освобождает последнего от необходимости проводить предрейсовые медицинские осмотры и работника от прохождения таких осмотров, если исходя из фактических обстоятельств следует, что работник выполняет функции по управлению транспортным средством. Так, в постановлении от 19.12.2022 N 18-АД16-173 Верховный Суд РФ принял во внимание, что в обязанности работников, занимающих должность торгового представителя, входило в том числе посещение клиентов на вверенном маршруте в соответствии с маршрутным листом, а также то обстоятельство, что от лиц, претендующих на занятие указанной должности, требовалось наличие водительского удостоверения и стажа вождения не менее одного года. В результате суд пришел к выводу о том, что работники осуществляли функции водителей и, следовательно, подлежали предрейсовым медосмотрам. Анализ судебной практики показывает, что на вывод суда о распространении на работника и работодателя норм, регламентирующих проведение предрейсовых медицинских осмотров, могут повлиять и другие обстоятельства, а именно: наличие путевых листов, оформленных на работников, факт заключения работодателем в прошлом договоров с медицинскими организациями на проведение предрейсовых осмотров работников и т.д. (смотрите, например, решение Октябрьского районного суда г. Саратова Саратовской области от 22.12.2022 по делу N 12-309/2022).

   Для чего нужен путевой лист

   1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
   2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
   3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
   4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
   5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
   6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
   7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
   8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
   9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
   10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
   11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
   12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

   Заполняем путевые листы с 1 марта 2020 года по-новому

   1. Название и номер документа.
   2. Срок действия, определяемый исходя из:
   3. даты начала рейса (если он совершается в течение суток);
   4. даты начала и окончания рейса (если он совершается более суток).
   5. Сведения о собственнике ТС, на которое составляется лист:
   6. название юрлица (Ф.И.О. ИП);
   7. адрес, телефон;
   8. номер ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
   9. Сведения о самом ТС:
   10. тип;
   11. модель (и модель прицепа, если он используется);
   12. номер;
   13. данные по одометру — на момент выезда с парковки и к моменту возвращения на стоянку;
   14. дата и время выезда с парковки и возвращения на парковочное место;
   15. дата и время проведения технического контроля (при наличии необходимости его проведения).
   16. Сведения о водителе ТС:
   17. Ф.И.О.;
   18. даты и время медосмотров — предрейсового и послерейсового.

   Предприятие также вправе размещать на листе любые иные реквизиты — на свое усмотрение.

   Какие документы нужны на автомобиль юридического лица

   В России существует множество организаций, фирм и компаний, которые имеют в своей собственности автомобили. Этими автомобилями управляют нанятые водители. По законодательству Российской Федерации водитель транспортного средства юридического лица обязан иметь при себе доверенность на его управление. В данной статье мы расскажем, какие документы нужны на автомобиль юридического лица водителю при его управлении.

   Вид доверенности Описание Разовая доверенность Данный вид доверенности оформляют для одного типа действия, к примеру, на управление автомобильным транспортом на определенный срок. Для такого вида доверенности не нужно нотариальное заверение. Специальная доверенность Специальную доверенность оформляют для представления юридического лица при покупке нового автомобиля, снятия или постановки на учет автомобиля, прохождении технического осмотра. Данную доверенность рекомендуют заверять нотариально. Генеральная доверенность Данный вид доверенности допускает разрешение на множество действий в отношении автомобильного транспорта. Лицо, указанное в генеральной доверенности даже имеет право продать автомобиль в пользу себе. Однако собственник транспортного средства всегда может аннулировать генеральную доверенность без какой-либо причины.

   Интересно почитать: Что писать в ключевые навыки в резюме

   Что изменилось в составлении путевого листа в 2018 году?

   Декабрь 2017 года ознаменовал новый порядок оформления дорожных документов, утверждённый приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476. Новшество заключается в добавлении необходимых платёжных данных, а также разрешено не ставить штамп круглой формы, если это не предусматривается в своде правил, регулирующих деятельность организации.

   С внесением изменений юридические лица и предприниматели в дорожном документе должны обязательно указывать государственный регистрационный номер.

   До этого момента такие данные не требовались, указывались лишь:

   • наименование фирмы;
   • вид юридического лица;
   • номер телефона и местоположение.
   
   

   Похожие записи:

   • Договор дарения: как правильно оформить передачу квартиры
   • Выплаты на содержание приемных детей увеличат
   • Акт о приемке материалов. Форма М-7