Правила заполнения приходно-кассового ордера, с примерами

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения приходно-кассового ордера, с примерами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Унифицированные бланки

2. Использование ККМ в 2021 году

3. Порядок ведения кассовых операций

4. От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

5. Рекомендации к заполнению

6. Действия кассира при оформлении квитанции к ПКО

7. Квитанция к приходному кассовому ордеру — как правильно заполнить

8. Можно ли принять к авансовому отчету ПКО вместо квитанции на такси?

9. Порядок заполнения ПКО

10. Это должен знать каждый профессионал

11. Каким требованиям должен соответствовать бланк приходно-кассового ордера

12. Кто должен использовать форму КО-1?

13. Заполнение шаблона ПКО в интернете

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Унифицированные бланки

Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:

ордеры – расходный и приходный, сокращенно РКО и ПКО;
книга;
платежная ведомость (если через ККТ рассчитываются с сотрудниками).

Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:

журнал регистрации данных счетчиков;
сами показания;
справки-расчеты;
акты – о возврате и переводе средств, о направлении ККМ в ремонт и так далее;
выписки о вызове технических специалистов.

Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.

Использование ККМ в 2021 году

Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.

Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:

отвечать на запросы ИФНС в течение 3 дней с момента их поступления в личный кабинет;
сообщать, что они не используют ККМ и/или выявили ее неисправность – в тот же срок;
уведомлять об обнаруженных нарушениях и о своем несогласии с найденными расхождениями – на протяжении рабочей смены, не позже.

Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».

Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.

Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:

оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.

В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.

В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).

Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.

О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».

Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:

Лим = Выр/РП × ДСб,

где:

Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;

РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);

ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).

Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .

Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.

Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.

Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ	Первичный документ по учету кассовых операций
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге	Кассовая книга
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия	Приходный кассовый ордер
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров	Расходный кассовый ордер, иные документы, на основании которых оформляется расходный кассовый ордер
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».

Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Подходит ли ПКО к перечисленным вариантам? Рассмотрим первые два пункта: БСО и «иной документ».

Сразу скажу, что к БСО есть свои требования обязательных реквизитов (п. 2 Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 г.), кроме того, он должен быть утвержден ИП (или ООО) и отпечатан в типографии. Аналогичные требования есть и к «прочему документу» (перечень реквизитов приведен в п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ в редакции от 03.07.2016 г.).).

Теперь рассуждаем дальше. Если операция принятия наличности за товар будет оформляться ПКО, то клиент в таком случае получит квитанцию к ПКО. Может ли она заменить БСО или «прочий документ»? Нет, не может, потому что перечни обязательных реквизитов этих документов расходятся с реквизитами бланка приходника.

Действия кассира при оформлении квитанции к ПКО

Непосредственно в момент принятия денежных средств кассир организации, в кассу которого поступил платеж, должен выполнить следующие действия:

Пересчитать деньги, принятые от плательщика.
Проверить, сходится ли фактически размещенная в кассе сумма денег с суммой, указанной в ПКО:
- если суммы разные, перечеркнуть ПКО и оформить новый (с той суммой, что была передана плательщиком);
- если суммы одинаковые, подписать ПКО, поставить печать (или штамп).
Расписаться в квитанции к ПКО, поставить печать.
Оторвать от бланка ПКО квитанцию и передать ее плательщику в знак принятия у него суммы денег, прописанной в документе.

Квитанция к приходному кассовому ордеру — как правильно заполнить

Заполняется документ как с помощью печати документа на компьютере, программы или формы в текстовом редакторе, так и от руки. В процессе заполнения ордера ошибки и исправления не допускаются. Необходимо быть внимательным, поскольку при возникновении ошибки или исправления, придется выписывать заново.

На каждое поступление денег в кассу при расчетах с юридическими лицами. При расчетах с юридическими лицами, квитанция выдается плательщику на руки вместе с кассовым чеком, наличие которого обязательно, кроме тех случаев, когда организация вправе не использовать ККМ для расчетов. При этом необходимо знать, что квитанция – это не то же самое что кассовый чек и не заменяет его. При наличии кассового чека в выдаче квитанции нет необходимости.
При оформлении выручки, принятой от населения одним документом в конце дня на всю сумму вырученных средств. ПКО формируется один раз на всю сумму, подшивается в кассовую книгу. В этом случае квитанция никому не выдается, поэтому в ней необходимости нет.
При оплате услуг или товаров в кассу сторонней организации, квитанция может служить документом, подтверждающим внесение денежных средств и, соответственно, документом, по которому отчитывается подотчетное лицо уже в своей организации. В этом случае квитанция необходима.

Можно ли принять к авансовому отчету ПКО вместо квитанции на такси?

ПФР утвердил правила получения справки о статусе предпенсионера
Как оформить ограничение полномочий главного бухгалтера?
Может ли новый работник в течение первого года взять 28 календарных дней отпуска?
Нужно ли выбивать чек при поступлениях по безналичному расчету с 1-го июля 2019 года?
Страховой стаж для больничного листа
Разъяснено, в каком случае «декретные» и «детские» пособия нужно переводить на карты «Мир»
Чего нельзя делать предпринимателям: читаем свежие разъяснения Минфина, ФНС и судебные решения
Нужно ли выплачивать компенсацию по уходу за ребенком до 3-х лет в размере 50 рублей в 2019 году?
Можно ли принять работника без военного билета?
Отмена СНИЛС: как теперь регистрировать работников в системе персучета?
Роструд ответил на вопросы, связанные с предоставлением отпусков
Почему 1С 3.0 в расчет 6-НДФЛ не «подтягивает» отпускные?
Когда физлицу без статуса ИП придется заплатить НДС
Как рассчитать оклад работнику, который трудится на 0,75 ставки?
Можно ли предоставить отпуск за свой счет и ежегодный отпуск один за другим?
Работодателей будут штрафовать, если по их вине водители нарушат режим труда и отдыха
ФСС: «декретные» и «детские» пособия, оформленные с 1 мая, должны перечисляться только на карты «Мир»
На каком счете учесть арендные платежи?
Верховный суд разъяснил, может ли выплата премий освободить работодателей от обязанности индексировать зарплату
Почему в 1С 3.0 премия, начисленная в марте, не попадает в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 1-й квартал?

Порядок заполнения ПКО

Разберем поэтапно, как правильно заполнить бланк унифицированной формы № КО-1:

В самом верху стоит пункт «Организация» – здесь необходимо вписать название организации (которая выдает приходник) так, как она зарегистрирована в учредительных документах.
Далее, в следующей строчке «Структурное подразделение» укажите структурное отделение предприятия, что выдает ПКО. При его отсутствии просто отметьте прочерком.
Полоса «Номер документа» предусматривает запись порядкового номера приходного ордера. Его вы определите по регистрации в журнале приходных и расходных документов, в котором ведется учет всех операций. Нумерация не должна прерываться.
Графа «Дата составления» должна вместить число, когда документ был оформлен (формат: дд, мм, гггг).
Строчка «Дебет» – ставится номер счета бухгалтерии или другая аналитическая информация. Этот пункт не обязателен для заполнения.
Пункт «Кредит» – необходимо отметить, какой код подразделения структуры, куда вносятся средства (если его нет на предприятии, не заполняем, также ставим прочерк); номера корреспондирующих счетов, субсчетов, за кредитами которых осуществляется приход наличных в кассу; аналитический код учета по корреспондирующим счетам. При отсутствии такой кодировки поставьте прочерк.
В строке «Код структурного подразделения» укажите номер кода отдела организации, на который оформляется приход.
Графа «Код аналитического учета» – впишите аналитический предмет корреспондирующих счетов.
«Субсчет» – этот пункт предназначен для записи кредитового счета операции или иной аналитической информации.
В строку «Сумма» запишите сумму денежных средств, которые поступили на приход в кассу (в цифрах и прописью с большой буквы). Если осталось немного места в этой графе после заполнения, поставьте прочерк.
Пункт «Код целевого назначения» – укажите кодовое число назначений использования денег, которые поступили на предприятие. При отсутствии кода в документации ООО можно не заполнять, а поставить прочерк.
«Принято от». Здесь нужно записать название компании, фамилию и имя представителя организации (в родительном падеже), который передает наличные в кассу, при условии, что деньги поступают от сотрудника стороннего предприятия. Необходимо указать только личные данные лица в случае, когда касса принимает денежные средства от работника компании, которая выписала приходник.
Далее следует записать, какое основание совершающей операции: оплата или заем по договорам, выручка от розницы и подобное.
«В том числе» – пункт, где указывается сумма НДС (можно в цифрах). При условии, что приход средств не облагаем налогами, пишите «Без налога НДС»
«Приложение» – запись реквизитов приложенных документов (указав номера), если они есть.

Вторая часть (отрывная) заполняется аналогичным способом.

Это должен знать каждый профессионал

С недавнего времени, а точнее с 2011-2012 г.г., адресатам стали поступать письма с маркировкой «ПКО ФМ (название города)», которые, как и любое нововведение, вызвали у получателей непонимание. Поскольку схожесть первой части аббревиатуры, а именно «ПКО…» вызвала ассоциацию с уже ставшей нормой рабочего сокращения приходно-кассового ордера, у адресатов возникли закономерные вопросы – как правильно расшифровывается аббревиатура ПКО ФМ, что это такое и имеет ли этот загадочный документ какое-либо отношение к обычному приходно-кассовому ордеру?

Правильная расшифровка аббревиатуры «Пункт Коллективного Обслуживания Франкировальной техники (машины)». Организация, скрывающаяся за этим названием – выделенное подразделение Почты России, специализирующееся на рассылке отправлений налоговых служб – уведомлений, а также квитанций на уплату различных видов налогов.

Учитывая это, совершенно очевидно, что к ПКО ФМ унифицированный приходник КО-1 не имеет никакого отношения, эти документы не взаимосвязаны, и путать эти два сокращения нельзя.

Каким требованиям должен соответствовать бланк приходно-кассового ордера

На нашем сайте вы можете ПКО по форме КО-1 (соответствующей номеру 0310001 по ОКУД), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Использовать только эту форму российским организациям предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У.

Подробнее о том, каким стандартам должны соответствовать первичные документы, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физпоказателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У).

Кто должен использовать форму КО-1?

Использовать форму КО-1 с целью оформления приходных операций на кассе в данный момент должны только организации. Это обязательство установлено указанием № 3210-У.

Индивидуальные предприниматели в общем случае избавлены от обязательства использовать унифицированную форму КО-1 при оформлении кассовых операций. Но при желании они могут это делать. Задействование соответствующей формы российскими ИП также распространено в силу делового обычая. Во многом он сформировался в связи с тем, что один из ранее действовавших источников права, которые регулируют операции по кассам, — положение Банка России № 373-П от 12.10.2011 — предписывал ИП использовать форму КО-1.

Можно отметить, что ИП обязательно должны дополнять ПКО (в случае их использования) кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (п. 5.2 указаний № 3210-У).

Подробнее о нюансах работы с ПКО и иными документами, используемыми при ведении кассы, читайте в статье «Какой срок хранения кассовых документов?».

Заполнение шаблона ПКО в интернете

Теперь рассмотрим поэтапно, как заполнить ПКО онлайн. В верхней строке формы указывают регистрационный номер и дату. Дату, как правило, сервисы проставляют автоматически, а вот регистрационный номер нужно сверить с внутренним делопроизводством. Далее нужно выбрать вариант документа кассового учёта: между бланками для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей есть незначительные отличия.

Некоторые платформы предлагают пользователям бесплатно зарегистрироваться и сохранять все заполненные документы. Этот вариант удобен по нескольким причинам:

в случае потери ордера в физическом виде, его очень легко восстановить из базы сохранённых документов;
сервис запомнит некоторые параметры и их не нужно будет повторно вводить для каждого документа;
можно вести учёт номеров ордеров, не прибегая к бумагам.