Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Годовая инвентаризация на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При выявлении не принятых на учет ОС комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели (п. 3.3 Методических указаний № 49). Выявленные при инвентаризации активы, отвечающие признакам ОС, указанным в п. 4 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», принимаются к бухучету по справедливой стоимости (п. 14 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения») и отражаются по дебету счета 08 (01) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы».
Выявлены неучтенные объекты ОС
Срок полезного использования выявленного ОС определяется при его принятии к бухгалтерскому учету.
В целях налогообложения стоимость обнаруженного имущества признается внереализационным доходом. Первоначальной стоимостью ОС признается его рыночная стоимость (п. 20 ст. 250 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). Эту величину нужно подтвердить документально.
Для этого могут быть использованы данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в СМИ и специальной литературе; экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств. Начисление амортизации по ОС начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было введено в эксплуатацию.
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
В какие сроки проводится годовая инвентаризация на предприятии
Строго до даты баланса и в соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008, согласно Приказу Минфина РФ № 106н от 06 октября 2008 года.
Начало работ зависит от вида имущества:
1. Если это доходы, расходы, задолженности, обязательства (не считая нереализованных обеспечений, обязательных страховых отчислений, бюджетных расчетов), текущие биологические объекты, запасы, необоротные средства (в последних двух случаях исключение составляют предметы, временно находящиеся за пределами владения компании) – стартовать нужно за 3 месяца до дня подведения итогов.
2. Если это деньги, отчисления под целевое финансирование, инвестиции, незавершенные капитальные вложения, полуфабрикаты или неоконченная продукция – то за 60 календарных суток до подбития баланса.
3. Если это активы, отправляемые куда-либо на длительные сроки (допустим, уходящие в рейсы корабли и автомобили) или материальные ценности, которые совершенно точно будут за пределами фирмы – то вплоть до временного выбытия.
Да, причина инвентаризации – годовая отчетность, но все-таки есть три исключения:
- допустимо не подвергать осмотру то имущество, которое уже было проверено в период с октября по декабрь еще не истекшего года;
- периодичность выполнения всех работ актуализации имеющихся данных составляет 1 раз в 36 месяцев для основных средств и 1 раз в 5 лет – для библиотечных фондов;
- те компании и организации, которые ведут свою деятельность на Крайнем Севере, вправе осуществлять инспекцию хранящихся на балансе материалов, товаров и сырья в те периоды, когда их наличие подходит к концу (при наименьшем остатке).
Обратите внимание, по желанию собственника можно заниматься этим вопросом чаще, но никак не реже положенных норм.
Виды инвентаризации имущества
Есть два вида классификации ИИ:
- по основанию проведения: плановые и внеплановые;
- по охвату: полная или частичная.
Плановые ИИ — это годовая и проводимая в соответствии с утверждённым графиком. Все остальные считаются внеплановыми или внезапными.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения активы и проводится:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
- при реорганизации или ликвидации компании;
- при смене руководителя компании (по решению участников);
- при преобразовании ГУП или МУП.
Частичная инвентаризация касается отдельных видов материальных ресурсов или объектов. Например, инвентаризация склада готовой продукции, или сырья и материалов. Применяется в случаях:
- продажи имущества или сдачи его в аренду;
- увольнения материально-ответственного лица;
- выявления фактов нарушения условий хранения имущества или его хищений;
- при стихийном бедствии.
Кто проводит инвентаризацию
Проверку совершает специально созданная для этих целей комиссия. Вот основные требования к этому органу:
- комиссия должна состоять из 2 или более человек;
- запрещается включать в комиссию материально ответственных лиц. Требование понятно: если заставить ревизировать товар подворовывающего продавца или замеченного в махинациях бухгалтера, он может воспользоваться ситуацией, чтобы замести следы преступления;
- а вот присутствие материально ответственного лица при проверке обязательно. Человек может дать комиссии необходимые пояснения, пояснить расхождения или элементарно рассказать, что и где лежит на складе;
- создание комиссии оформляется приказом руководителя организации. В нее включается бухгалтер или сам директор (ИП) в случае, когда штатного бухгалтера нет. Приказ имеет строго установленную законодательством форму — ИНВ 22 “Приказ о проведении инвентаризации”.
Какие проводки нужно использовать при отражении недостач (излишков)?
По результатам проведения инвентаризации могут быть выявлены излишки и недостачи. Порядок их отражения в учете регламентирован положениями Инструкций N 157н и 162н .
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.
Отражение неучтенных объектов. Исходя из п. 31 Инструкции N 157н неучтенные объекты нефинансовых активов принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей ведения бухгалтерского учета на дату принятия к учету. В свою очередь, неучтенные объекты финансовых активов (например, излишки денег, обнаруженные в кассе учреждения) принимаются к учету по фактическому номиналу.
Напомним, что под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов, на дату их принятия к учету. Порядок определения текущей оценочной стоимости закреплен в п. 25 Инструкции N 157н.
Что такое техническая инвентаризация
Технической инвентаризацией обычно называют процесс проверки наличия, назначения, соответствия составу и надлежащему состоянию недвижимого имущества. А также проведение замеров здания для осуществления оформления технического паспорта. Другими словами, техническая инвентаризация — это процедура обследования нежилого помещения и здания, в котором оно расположено, для определения всех его характеристик.
Есть несколько причин для проведения данной процедуры:
- Если владелец помещения самостоятельно решил провести проверку состояния принадлежащего ему имущества.
- Во время получения лицензии на определенную деятельность такую процедуру может потребовать провести орган государственного контроля.
- При введении в эксплуатацию данного объекта, после строительных или реконструкционных работ.
Для целей реализации процесса инвентаризации руководство фирмы должно провести утверждение состава инвентаризационной комиссии. В список членов комиссии может входить совершенно любой сотрудник организации, только руководство может решить, кто именно является компетентным для данного задания. В комиссию могут войти административные работники, бухгалтерия, технические сотрудники и прочие. Также это могут быть работники внешних аудиторских организаций. В качестве председателя комиссии чаще всего участвует главный бухгалтер или заместитель руководителя компании. При осуществлении инвентаризации должны присутствовать сотрудники, имеющие материальную ответственность, но они не обязательно будут введены в состав комиссии.
Законодательство не может ограничить количество членов комиссии, потому данный вопрос также должно решать руководство фирмы, в зависимости от необходимого вида проверки. Чаще всего комиссия состоит из трех членов и председателя. Сама комиссия может быть постоянной или меняться в зависимости от необходимости или желания руководства.
Нужно учесть, что при отсутствии на проверке одного из участников комиссии, итоги процедуры будут признаны недействительными.
Инвентаризация перед годовой отчетностью
Важно! Инвентаризация, проводимая перед составлением годовой отчетности является обязательной процедурой. Исключение составляет инвентаризация имущества, которая проводилась в 4 квартале отчетного года.
Срок проведения годовой инвентаризации – с 1 октября по 31 декабря текущего года, то есть в 4 квартале. При инвентаризации, проводимой перед годовой отчетностью, проверке подлежат активы и обязательства компании. При этом следует помнить, что инвентаризацию ОС можно проводить 1 раз в 3 года, а инвентаризацию библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет.
Также существуют иные случаи, при которых инвентаризация является обязательной. К ним относят:
- смену материально-ответственного лица;
- выявление фактов хищения, порчи имущества и т.п.;
- стихийные бедствия, пожар и иные чрезвычайные ситуации;
- ликвидацию и реорганизацию компании;
- при выездных налоговых проверках (проводится налоговыми органами).
Типичные ошибки при проведении инвентаризации имущества и обязательств
Результаты инвентаризации могут быть достоверными только при соблюдении установленной процедуры ее проведения.
Результаты инвентаризации могут быть не признаны, если:
— неверно оформлен приказ о проведении инвентаризации (например, не указан состав комиссии, сроки инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества);
— не подтверждено документально присутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации, например, отсутствует его подпись в инвентаризационной описи.
Результаты инвентаризации могут быть оспорены при отсутствии:
— визы председателя комиссии на приходных и расходных документах;
— расписки материально ответственных лиц о сдаче приходных и расходных документов в бухгалтерию. Невозможно предъявить претензии материально ответственному лицу по результатам инвентаризации, если на последней странице описи нет его подписи.
Возникает возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации, если:
— не подведены итоги на каждой странице описи;
— в описи имеются незаполненные строки;
— не был закрыт доступ к инвентаризационным описям во время отсутствия инвентаризационной комиссии.
Если в инвентаризационные описи внесены ошибочные сведения, они должны быть исправлены последовательно во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления правильных. Исправления подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
К прочим ошибкам, которые наиболее часто встречаются при проведении инвентаризации и отражении ее результатов, относятся следующие:
1. Инвентаризация проводится не по всем предусмотренным группам имущества и обязательств. В частности, не проводится инвентаризация по арендованному имуществу, имуществу, находящемуся на ответственном хранении, и имуществу, которое имеет нулевую стоимость и числится в количественном учете.
2. Не оформляются сличительные ведомости при выявлении в ходе инвентаризации расхождений.
3. Инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости не соответствуют унифицированным формам, а также утвержденным руководителем организации формам по видам имущества и обязательств, по которым унифицированные формы не предусмотрены.
4. Состав инвентаризационной комиссии не совпадает с составом, утвержденным руководителем.
5. В состав инвентаризационной комиссии не включен представитель собственника имущества, не принадлежащего организации на праве собственности.
6. У представителей сторонних организаций отсутствуют правильно оформленные доверенности на право участия в инвентаризации.
7. Фактический срок проведения инвентаризации недостаточен для проверки фактического наличия имущества и подтверждения обязательств.
Для контроля за достоверностью данных об имуществе и обязательствах могут проводиться выборочный осмотр, пересчет, сравнение и сопоставление различных подтверждающих документов по объектам, величина которых является существенной.
Для подтверждения достоверности данных в ходе контрольных проверок могут быть направлены письменные запросы:
— дебиторам и кредиторам с целью подтверждения числящейся в бухгалтерском учете задолженности;
— арендаторам и пр., чтобы получить подтверждение о находящемся у них имуществе;
— арендодателям, чтобы подтвердить факт нахождения у организации имущества, не принадлежащего ему на праве собственности.
Источниками получения информации также могут выступать:
— первичные учетные документы;
— регистры бухгалтерского учета;
— судебные и претензионные дела и т.п.
Обратим особое внимание на то, что отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны.
Рассмотрим основные ошибки, которые могут иметь место при инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств.
Основные средства:
— инвентаризация не проводится по местонахождению основных средств и материально ответственных лиц;
— инвентаризация не проводится до момента выбытия из организации основных средств, которые в момент инвентаризации находятся не в месте нахождения организации;
— результаты переоценки, зафиксированные в первичных документах, не отражаются в инвентарных карточках и в бухгалтерском учете;
— данные инвентарных карточек не соответствуют данным, отраженным в бухгалтерском учете;
— в инвентаризационных описях отсутствуют сведения и технические показатели по выявленным объектам, которые не отражены в учете, а также по объектам, по которым нет данных, характеризующих их;
— отсутствуют договоры аренды, передаточные акты, акты сверки по основным средствам, принятым и переданным в аренду;
— отсутствуют свидетельства о государственной регистрации права собственности на недвижимость;
— оценка основных средств, выявленных в ходе инвентаризации, недостоверна.
Материалы:
— сведения вносятся в инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц без процедуры подсчета, взвешивания, обмера;
— инвентаризация не проводится последовательно по местам хранения материалов, находящихся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица;
— отсутствуют договоры и передаточные акты на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении у организации, не ведется их учет отдельно от собственных материалов;
— отсутствуют специальные паспорта на ценности, которые содержат драгоценные металлы или камни.
Инвентаризация-2020: нюансы проведения и оформления результатов
Один из обязательных этапов подготовки к годовому отчету – проведение инвентаризации. И весьма неосмотрительно считать эту процедуру чем-то рутинным и малозначимым, поскольку непроведение инвентаризации или неотражение ее результатов в учете – повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП, ведь контролирующие органы из года в год расценивают это как грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности (Письмо Минфина России от 8 октября 2020 г. № 02-07-05/88028).
Более того, результаты проведенной инвентаризации ревизоры могут признать недействительными, а значит в этом случае инвентаризация также не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности. Это возможно, если выяснится, например, что согласно Табелю кто-то из членов инвентаризационной комиссии при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий находился в командировке, на больничном, в отпуске и т. д. Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует? Ответ – здесь.
А в нынешнем «коронавирусном» году важное значение приобретает также способ проведения инвентаризации. В соответствии со Стандартом «Концептуальные основы. » учреждение определяет его в рамках своей ученой политики. В частности, на фоне ограничительных мер по борьбе с нераспространением COVID-19 инвентаризация временно может проводиться средствами видео-, аудиофиксации с учетом иных положений, предусматривающих соблюдение ограничений по социальной дистанции.
Еще один немаловажный вопрос – оформление результатов инвентаризации. Напомним, что месяц назад в силу вступили масштабные изменения в в Перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом № 52н. Согласно поправкам, учреждения и органы, не передавшие полномочия по ведению учета и составлению отчетности по основаниям, определенным БК РФ, вправе начать применение электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухгалтерского/ бюджетного учета, в том числе Инвентаризационных описей, по мере их организационно-технической готовности. Если ваше учреждение приняло такое решение, обязательно зафиксируйте дату перехода на электронный документооборот в учетной политике. Для кого применение электронных документов станет обязательным уже с 1 января 2021 года, смотрите здесь.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Если же вы по-прежнему оформляете Инвентаризацонные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Информация о фактическом наличии объектов в графы 5-9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о формальном подходе к проведению инвентаризации и, как следствие, ведет к признанию ее результатов недействительными.
Признаки формальности проверяющие могут увидеть и в случае одновременной фиксации остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д.
Поводы для назначения инвентаризации
В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:
- при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
- если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
- когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
- в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
- при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
- после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
- при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).
К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.
Орган, осуществляющий проверку и учет
Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:
- профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
- участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
- контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
- обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
- оформление следствий инвентаризации.
Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:
- административных работников;
- сотрудников-бухгалтеров;
- внутренних аудиторов или независимых экспертов;
- представителей любой специальности, работающих на предприятии.
Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.
ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.
Как проводится инвентаризация?
Как проводить инвентаризацию, объяснено в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Так, для проведения инвентаризации в организации обычно создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель организации. В комиссию, как правило, входят представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты (например, инженеры, экономисты, техники). Кроме того, в инвентаризации могут участвовать и аудиторы.
При этом учтите: если хотя бы один из членов комиссии отсутствует, проводить инвентаризацию не имеет смысла. Ведь ее результаты все равно будут считаться недействительными.
Перед проведением инвентаризации руководитель издает приказ, где указываются сроки инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Унифицированный бланк приказа – форма № ИНВ-22, а также все остальные документы, составляемые при инвентаризации, утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Если вся комиссия в сборе, можно приступать к инвентаризации. Но перед этим комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, а также отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. При этом материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания или обмера. Полученные таким образом данные вносят в описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что комиссия проводила проверку в их присутствии, и что претензий к проверяющим лицам у них нет.
Если комиссия обнаружила расхождения между фактическими остатками материальных ценностей, выявленными при проверке, и остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета, должна быть составлена сличительная ведомость.
Срок проведения инвентаризации
Провести инвентаризацию следует до составления годовой отчетности. Конкретные сроки ее проведения могут быть закреплены в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
При этом возможно:
- не инвентаризировать имущество, по которому инвентаризация проводилась в октябре — декабре отчетного года;
- инвентаризировать основные средства один раз в 3 года, а библиотечные фонды — один раз в 5 лет;
- организациям Крайнего Севера — проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков.
Такие правила установлены п. 1.5 Методических указаний.