Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как заверить трудовую книжку для банка? Трудовая книжка представляет собой документ, который содержит историю рабочей деятельности гражданина. В ней указываются данные о человеке, на которого она заведена (ABJ, дата и год рождения), о его образовании (например, высшее, среднее профессиональное и так далее), профессии и специальности. Заводят заверенную копию трудовой книжки (для банка) работнику на его первом месте работы отделом кадров. Платить за ее изготовление не нужно. В документ вносятся данные о поступлении на должность, переводе на другую позицию, присвоении классного чина, увольнении и другие. Каждая запись заверяется подписью человека, отвечающего за кадровое делопроизводство. Запись о прекращении отношений с работодателем обязательно удостоверяется личной подписью сотрудника.

Образец заверительной надписи

Далее показан примерный образец, как работодателю заверить трудовую книжку в 2022 году.

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «ГУРУ»
4	25	10	2018	Принята на должность старшего бухгалтера в бухгалтерию	Приказ от 25.10.2018 № 49л
				Верно. Работает по настоящее время.
				Начальник отдела кадров Широкова Е.А. Широкова
				11.02.2022
				Подлинник документа находится в ООО «ГУРУ» в деле № 06/2018 за 2018 г.
				Генеральный директор ООО «ГУРУ» Краснов В.В. Краснов Печать ООО «ГУРУ»

Разумеется, печать ставят при ее наличии.

Правила изготовления копии данного документа

Перед сотрудником отдела кадров может встать после соответствующего обращения задача: «Как правильно заверить трудовую книжку для банка?». Решение ее аналогично заверению в другие организации. В первую очередь сотрудник выражает свою необходимость в выполнении рассматриваемой процедуры. Для этого он пишет заявление, на которое должны отреагировать в течение трех трудовых дней с момента его подачи. Данный срок обозначен в статье 62 ТК РФ. Если работодатель не уложился в него, то работник вправе обратиться в трудовую инспекцию для принятия мер административного воздействия, в том числе в виде штрафа. В маленьких компаниях получить документ можно быстрее, обратившись устно к кадровику.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, для банка может быть снята двумя способами. Первый вариант предусматривает наличие отметки о заверении на каждой странице копии. В таком случае листы могут быть скреплены обычным степлером. Второй вариант образца заверенной копии трудовой книжки для банка обязывает на каждой странице копии поставить номер, сшить листы между собой, наклеить листок, в котором указывается количество листов, подпись заверяющего лица и его должность, скрепить печатью организации. Надежнее пользоваться первым способом, учитывая сложившуюся позицию судебных органов. Копируются все листы, на которых имеются записи. Каких-то стандартов по расположению страниц трудовой на бумаге, расположении отметок сотрудника отдела кадров или руководителя, печати и так далее не предусмотрено. Однако лучше каждую страницу трудовой располагать на отдельном листе, чтобы избежать придирок принимающей стороны. Внесение дополнительной информации в трудовую книжку аннулирует ранее изготовленные ее копии.

Дело в том, что согласно действующему российскому законодательству, работодатель обязан хранить труд.книжку у себя на предприятии в течение всего периода времени, пока сотрудник работает у него. Хранится документ, чаще всего, в головном офисе.

И в том же законодательстве указано, что если сотруднику требуется получить данный документ, то он может быть выдан в виде заверенной копии. Основное ее отличие от дубликата состоит в том, что копия верна только при наличии оригинала, и ни в коем случае не заменяет его.

Работодателю дается 3 рабочих дня на то, чтобы выдать работнику требуемую бумагу со всеми необходимыми подписями и печатями, в противном случае можно подать в суд, и вашему начальству будет грозить административная ответственность.

Подчеркнем, то получение копии трудовых документов – это безвозмездная услуга, которая должна оказываться бесплатно.

Требования к оформлению

• Все листы, начиная с первого разворота должны быть отксерены, если есть нечитаемые записи – их можно набрать на компьютере. Не допускаются полосы, подчистки и исправления,
• Каждый лист заверяется требованиям, которые находятся в Правилах Госстандарта и Указе ПВС 9779-Х. Внизу каждой страницы должна иметься надпись «Копия верна», а также ФИО кто заверил (фамилия и инициалы), должность заверяющего (например, главный бухгалтер или директор), когда заверил, и подпись проверяющего,
• Внизу каждого листа обязательно ставится печать. Важно: печать должна захватывать саму копию и подпись проверяющего. Делается она на ксерокопии, ни в коем случае нельзя ставить подпись в самой книжке!
• На последней странице с имеющимися данными о работнике должна быть запись: «Работает по настоящее время», ее номер, дата заверения, должность заверяющего, его инициалы с фамилией и подпись. Печать ставится на этом тексте, чтобы «захватить» её, а также внизу ксерокопии.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Ниже приведен пример постраничного заверения труд книжки работника, который официально работает в конторе в настоящее время.

1. Делаем копию листов	Всех заполненных страниц
2. На копии всех листов пишется «Копия верна»	А рядом пишется должность заверителя, подпись с расшифровкой
3. Далее проставляется дата заверения и печать	Печать должна захватывать подпись
4. В некоторых случаях	Прописывается «Работает по настоящее время»

С момента подачи заявления, уполномоченный специалист обязан выдать копию трудовой книжки, полностью соответствующую требованиям ТК РФ в течении 3 календарных рабочих дней.

Какие страницы документа нужны банку?

Большинству финансовых учреждений не нужно показывать трудовую деятельность за всю жизнь. Как правило, банки требуют, чтобы клиент подтвердил наличие постоянной работы за последние один-три года. Поэтому достаточно будет сделать ксерокопию первой станицы документа и тех, которые дают возможность проследить деятельность сотрудника в течение, например, последних трех лет.

В вопросе, сколько действует копия трудовой книжки для кредита, стоит обратить внимание на такие моменты:

• Большинство финансовых учреждений принимают документы, срок выдачи которых не превышает одного месяца.
• Если после надлежащего оформления работник увольняется, то выданная копия (даже заверенная отделом кадров) считается недействительной.

Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Вам будет интересно:

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Документы для получения ипотечного кредита

Заемщику нужно будет предоставить следующие документы для получения ипотечного кредита:
• Паспорт. Ксерокопируем все страницы паспорта, «от корки до корки».

  Если откроем паспорт на последней странице и прочитаем пункт №6 Положения о паспортах, то там сказано, что «паспорт, в который внесены сведения отметки или записи, не предусмотренные настоящим Положением, является недействительным.». Сотрудникам различных служб банка нужно быть уверенным, что паспорта Заемщика и созаемщиков действительны. А поскольку банк паспорт «в живом виде» не видит, банк и требует ксерокопии всех страниц.

• Справка 2-НДФЛ с места работы (или с мест работы, если заемщик работает в нескольких местах). Как правильно, в соответствии с требованиями банков, оформить справку 2-НДФЛ я писал на другом своем сайте: ЗдесьЕсли документы подаете в несколько банков — готовите несколько заверенных копий трудовой книжки, по числу банков.
• Справка с места работы «по форме банка», если у заемщика есть доходы, не подтверждаемые по 2-НДФЛ. У разных банков разные формы таких справок.
• Копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Как правильно заверять копию трудовой книжки, в соответствии с требованиями банков, я писал ЗдесьЕсли документы подаете в несколько банков — готовите несколько заверенных копий трудовой книжки, по числу банков.
• Если заемщик — молодой человек призывного возраста (до 27 лет), то потребуется или военный билет или приписное свидетельство и иные документы, подтверждающие то, по каким основаниям заемщику предоставляется отсрочка от Армии.
• Для женатых (замужних) потребуется свидетельство о браке. (Для тех, кто в разводе — соответственно, потребуется свидетельство о расторжении брака).
• Если заемщик брал кредиты, то нужны будут справки из банков-кредиторов о том, насколько исправно он платил по кредитам, не было ли просрочек, а также справке об остатке ссудной задолженности по действующим кредитам.
• Если у заемщика есть несовершеннолетние дети, в возрасте до 18 лет, то потребуются свидетельства о рождении детей.
• Водительские права или справки из ПНД (психо-невралогического диспансера) и НД (наркологического диспансера). Причем, в банк предоставляем оригиналы справок из ПНД и НД. Здесь также требуются пояснения: во многих диспансерах говорят, что банк — не является той организацией, для которой они должны выдавать справки. В свою очередь, если у заемщика нет водительских прав и он не может предоставить справки из диспансеров, то такого заемщика не рассматривают в банке. Как быть?

  Спорить с банком — бесполезно. Лучше попросить справки для получения водительских прав. Банку — не важно для какой организации Вы их берете: важно, что в справке написано. А написано должно быть или то, что Вы прошли обследование врача и отклонений от нормы не выявлено или, что Вы не состоите на учете в диспансере.

• Если заемщик — директор (коммерческий, финансовый, генеральный), то многие банки могут потребовать выписку из ЕГРЮЛ (Единого государственного реестра юридических лиц) или копию Устава, заверенную печатями фирмы. Это нужно для того, чтобы убедиться, что заемщик-директор не является (со)владельцем фирмы, которой руководит, поскольку для владельцев бизнеса — иные условия предоставления кредитов и более жесткие требования со стороны банков.
• Некоторые банки могут потребовать документы, что называется «из тумбочки»: дипломы, аттестаты, загран. паспорт, сведения об активах заемщика (например, документы на автомобиль, другое недвижимое имущество, акции и проч.) Документы об активах косвенно свидетельствуют о платежеспособности заемщика и, если у заемщика много имущества, это повышает его шансы на получение кредита.
• Дальше — заполняете анкету-заявление на получение ипотечного кредита по форме конкретного банка, подписываете ее, и вместе с остальным пакетом документов подаете в банк. Если учитываются доходы нескольких созаемщиков, то все названные выше документы нужно предоставить по каждому из заемщиков. Если документы для получения ипотечного кредита подаются в несколько банков — пакеты документов предоставляете по числу банков. Если документы подаете в банк самостоятельно, то оригиналы документов показываете сотрудникам банка, копии — оставляете (и так в каждый банк);

  если документы подаете пользуясь услугами ипотечного брокера — оригиналы показываете только брокеру.

Читать еще –>Перечень льготников по уплате налога на имуществоЗдесь мы не будем рассматривать, какие банк предъявляет требования к объекту недвижимости. Требования к объекту недвижимости, как к предмету залога, зависят от конкретного банка-кредитора. Список документов по объекту, в свою очередь, сильно зависит от того, что за объект является предметом залога: квартира, комната, коттедж, земельный участок. Также список документов зависит от «истории объекта»: принадлежит ли он продавцу по договору передачи, договору мены, договору дарения, наследству или по иным основаниям. У каждого документа есть свои особенности. Их достаточно много, и разобраться в них лучше доверить профессионалам: юристам или риэлторам. Здесь мы рассмотрим то, какие документы потребует банк от заемщика, чтобы банк мог убедиться в платежеспособности заемщика.

Можно ли взять ипотеку без трудовой книжки

Банк пойдет вам навстречу, если вы сможете подтвердить свою платежеспособность другими документами. Например, заключенные трудовые договора, наличие нескольких поручителей или письмо от работодателя помогут вам доказать уровень своей зарплаты. Если при этом вы являетесь владельцем банковского счета, на который вам стабильно поступает заработная плата, и сможете подтвердить эти поступления выпиской из банковского счета, то считайте, что предварительное одобрение у вас в кармане!

Основная причина заключается в недостаточном для выдачи кредита размере заработной платы заемщика. Банк рассчитывает идеальный размер вашего дохода по схеме: треть от суммы вашей заработной платы должно идти в счет погашения кредитной задолженности. Банк может одобрить кредит даже на условиях 50/50, то есть половину от ваших доходов придется отдавать банку. Это основное условие, которое должно выполняться, даже при отсутствии официального подтверждения ваших доходов.

Правила заверения копии

Когда трудящемуся надобно документ, удостоверяющий рабочую деятельность, то он может сделать запрос к начальству с просьбой заверить дубликат, поскольку подлинник на руки не может выдаваться.

Что нужно учитывать:

1. Сотрудник должен подать запрос директору в виде заявления о предоставлении ему дубликата ТК.
2. Выдача должна производится не позже 3-х рабочих дней.
3. Уполномоченное лицо должно сделать ксерокопии всех страничек, не исключая титульную на отдельном листке А4.
4. Все страницы непременно нумеруются.

Данные, что должны быть:

• на всех скопированных страницах прописывается слово «верно», поставленное рабочим;
• фирменная печать компании, где трудится работник;
• ФИО и занимаемая должность лица, что вправе оформлять бумаги;
• на последней страничке непременно отмечается — «работает по настоящей время в должности»;
• дата удостоверения и подпись с полной ее расшифровкой.

В случае, когда подчиненный трудится на маленьком предприятии или у ИП, то копия трудовой книжки, заверенная работодателем может быть запрошена устно.

На предприятиях с большим числом работников для ускорения процесса заверки дубликатов трудовых используются штампы, то есть своеобразная печать , в которой уже присутствуют все пометки, необходимые для того, чтобы снятая ксерокопия трудовой считалась действительной, а вручную же работнику при их использовании нужно поставить только лишь свою подпись.

В нынешнее время признаются действительными как ксерокопии, заверенные вручную, так и проштампованные. Поэтому увидев штамп, на ксерокопии трудовой не стоит опасаться.

Заверенная копия трудовой довольно востребованный документ, если учесть, как часто люди в нынешнее время обращаются за кредитами или оформляют загранпаспорта.

Во всех этих и во многих других случаях обязательно среди других документов должен присутствовать и этот, поэтому не стоит относиться к нему как к обычной отксерокопированной бумаге, а желательно знать каким образом он должен быть оформлен. Это позволит избежать лишних затрат времени на решение бюрократических задач.

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Копия трудовой книжки — цели получения, виды, срок действия и образец

Трудовая книжка — прежде всего, это бланк строгой отчётности. Поэтому организация работы по её ведению, хранению и учёту определяется отдельным распоряжением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, которое устанавливает основные требования по этому вопросу. И один из основных моментов, который вытекает из положений этого нормативного акта, — за сохранность трудового регистра несёт полную ответственность работодатель. При его утрате или порче, вне зависимости от того, кто стал виновником этого факта, для компании предусмотрен целый ряд шагов по восстановлению всех записей в трудовой. Поэтому, несмотря на тот факт, что ни в этом, ни в одном другом нормативном акте не указано, что работодатель не имеет права выдавать трудовой регистр на руки работнику по его просьбе, выдача документа не рекомендуется. На эту тему есть отдельное сообщение Роструда за номером 656–6-0.

Есть единственный вариант, когда наниматель обязан выдать трудовой документ сотруднику, — его увольнение. И только эта причина является уважительной, чтобы отдавать трудовой регистр на руки даже его владельцу.

Целей, по которым работнику может понадобиться трудовая книжка, несколько. И, конечно, все они серьёзные. Так, учреждением, которое требует копию этого документа, может стать:

1. Кредитная организация, когда человек обращается за займом. Банку необходимо удостовериться в благонадёжности своего будущего заёмщика. А с помощью выкопировки из трудовой книжки о человеке можно узнать довольно много, а именно трудовой регистр является:
   • Подтверждением факта, что у потенциального заёмщика существует источник постоянного дохода.
   • Свидетельством информации, которую заёмщик указал в анкете на получение кредита.
   • Немаловажный момент — сколько лет человек работает на одном месте. Клиенты, которые не бегают с места на место, вызывают больше доверия у кредитных учреждений.
   • По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента. Согласитесь, что справка 2-НДФЛ не даст таких сведений о человеке.
   • А главное — при просрочке платежей банк сможет по определению суда взыскивать недоимку из зарплаты напрямую через организацию, где трудоустроен заёмщик.
2. Следующим по убыванию количества запросов на предоставление копии трудовой считается отдел УФМС. Когда человек обращается за оформлением загранпаспорта. Заметим, что законодательно такое требование уже неправомочно, но есть некоторые подразделения, которые до сих пор запрашивают копию трудового регистра, чтобы проверить десятилетний период трудового стажа заявителя до получения им паспорта. Если человек не захочет предоставлять копию, можно начать оспаривать это действие учреждения в суде, но на это уйдёт определённое время.
3. Бывают вопросы из посольств некоторых государств при оформлении визы.
4. Случается, что выкопировку из трудовой просит будущий работодатель в тот момент, пока работник ещё не ушёл с существующего места работы. С помощью трудового регистра перспективный наниматель быстро компании, где работал соискатель, должности, которые он занимал, а также насколько часто он менял места трудоустройства и по какой (пусть формальной) причине уходил.
5. Судебные приставы (ФССП) имеют право запросить копию при возложении на работника алиментных платежей.
6. Копию могут запросить службы соц.защиты при оформлении пособий и льгот.
7. В некоторых случаях возникает необходимость подготовить копию для использования в компании-работодателе.
8. Максимально важная причина для получения копии трудовой и к тому же имеющая одну особенность — требование ПФР подтвердить трудовой стаж человека перед уходом на пенсию. Отметим, что служащие фонда также могут обойтись копией документа, но документ для них будет иметь юридическую силу только в случае, если он будет заверен нотариально. Заверенной работодателем копии будет недостаточно. Этот момент уточнён в комментариях ПФР №25–19/14554 от 29.12.2005, где фонд комментирует, что для того, чтобы сделать свою копию, им нужен либо оригинал трудового регистра, либо копия, но заверенная у нотариуса. И так как работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче копии трудовой, кадровику здесь нужно выбирать из двух вариантов:
   • Либо самостоятельно регистрировать документ через нотариальную контору и выдавать нужную для ПФР копию.
   • Либо отдать человеку оригинал книжки на определённое время, чтобы уже работники фонда сами делали выкопировку и заверили её на месте.

Естественно, что нотариально заверенная копия стоит денег, поэтому наниматели, как правило, идут по второму пути, всеми доступными способами объясняя сотруднику, что вся ответственность лежит на плечах работодателя. А при утере книжки и вынужденном оформлении дубликата её восстановление займёт массу времени и сил.

Если рассматривать вопрос о сроках действия заверенной копии, то нужно отметить, что здесь есть 2 варианта:

1. Когда выкопировка трудовой заверена нанимателем, по стандартным правилам она считается действительной в течение ме��яца. Но при внесении в этот период каких-либо записей в книжку, она становится нелегитимной.
2. Если же копия заверена у нотариуса, она обладает неограниченным сроком действия. Хотя аналогично предыдущему варианту, при внесении в неё новых записей она утрачивает свою силу.

Как написать заявление на выдачу копии трудового регистра — образец, правила и рекомендации

Унифицированной формы для составления такого заявления в нормативных актах не существует. Поэтому заявление может быть написано от руки или напечатано с помощью ПК. Но при этом остаются правила кадрового делопроизводства, которые предъявляют к такому документу стандартные правила:

1. «Шапка» заявления оформляется сверху и справа, левая часть остаётся для отметок о приёме и резолюции руководства. Документ должен содержать информацию:
   • На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.
   • Далее следует мини-блок от кого исходит заявление. Рекомендуется указать подразделение, должность и Ф. И. О. заявителя (здесь последовательность в инициалах стандартная).

   Заверенная Копия Трудовой Книжки Образец 2020

   Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ ).

   В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.

   В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

   
   

   Похожие записи:

   • Квартирные аукционы: насколько выгодна покупка жилья на торгах
   • Что делать, если автомобиль угнали?
   • Прямые выплаты больничных: ФСС разъяснил, что делать, чтобы удержать алименты