Порядок приемки товаров по количеству и качеству в магазине

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок приемки товаров по количеству и качеству в магазине». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.

Шаг 1. Договор поставки

Чтобы товары доставляли вовремя и в нужном объеме, с поставщиком заключают договор. В нем стороны заранее решают:

• какие обязанности у поставщика и магазина,
• когда и в каком количестве поставлять товар,
• сколько времени занимает приемка,
• как маркировать упаковку,
• какие сопроводительные документы использовать,
• насколько цены и объем доставленных товаров могут отличается от заказа,
• как урегулировать конфликты.

Проблема Предприниматель ремонтирует помещение и договаривается о поставке холодильников с газировкой. Оборудование и воду не привозят к открытию.

Как правильно Предприниматель заключает договор с поставщиком, в нем указывают сроки. Холодильники привозят вовремя: владелец магазина будет судиться и взыщет потери из-за задержки.

Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.

После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.

Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.

Проблема Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться.

Как правильно В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут.

Расхождения: что делать? Инструкция

Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.

1. Если имеется недостача или недопоставка:

• Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.

• Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.

• В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.

• Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.

1. Когда имеются излишки:

• Вернуть излишек поставщику.

• Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.

• Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.

1. При пересортице:

• Принять всю партию товара.

• Отказаться от приемки полной партии товара.

• Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.

На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.

Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.

Что необходимо проверить при приемке товара

Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия:

• Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных.
• Инспектирует совпадения цен.
• Пересчитывает, осматривает тару и коробки.
• Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты.
• Проверяет маркирование.
• Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра.
• Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает.
• В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах.
• В компьютере отображает принятие продукции.
• Вносит в программную базу штрихкоды.
• Распределяет груз по зонам хранения.

Ответственное лицо сравнивает количество реально поступившего товара и число единиц каждого наименования по документам. В большинстве случаев этот этап не вызывает затруднений: на приход ставят то количество товара, которое отражено в документах, после того, как их подписал ответственный сотрудник.

Но иногда возникают интересные нюансы. Например, как действовать в случае, если товар в приходных документах значится в килограммах, и приемщик его также принимает на вес, а продажа будет осуществляться поштучно?

Один из ярких примеров такого решения – продажа болтов и шурупов. Оптом их продают на вес, принимать в розничной точке также этот товар удобнее на вес. Но в магазине ценники на болты все мы видим поштучно.

Здесь есть несколько вариантов решения:

1. После приема товара осуществлять пересчет в штуки. И на приход ставить штучный товар. Прием и приход на склад также производятся на вес. Продажа идет поштучно. А со склада списывается товар по формуле: «количество штук» * «средний вес штуки». Это решение крайне трудоемко, потому применяется не слишком часто.
2. Полученный товар приходуется в электронном виде как «поступление на склад». Хорошим тоном считается отсканировать расходный документ поставщика и приложить его к приходному. Номер приходного документа должен совпадать с номером расходной накладной поставщика, чтобы при инвентаризации или возникновении спорных ситуаций сотрудники могли быстро найти оригинал документа поставщика и провести сравнение.

Приемка товаров по количеству

Приемка товаров по количеству заключается в сопоставлении веса, числа мест, единиц товара с данными сопроводительных документов и маркировки на товаре и таре. При приемке должно быть достоверно установлено, по чьей вине произошла недостача или образовались излишки, и определены их размеры.

Приемка производится по товарно-транспортным накладным, счетамфактурам и другим сопроводительным документам. В случае отсутствия сопроводительных документов приемка производится в установленном порядке, но составляется акт о фактическом количестве и качестве товаров.

Товары, поставляемые без тары или в открытой таре, по количеству единиц, весу нетто принимают в том месте, где происходит фактическая их сдача поставщиком получателю.

Товары, отгружаемые в неповрежденной таре, предварительно принимают в месте получения их от поставщика или от транспортных органов путем проверки маркировки, количества мест и веса брутто. Окончательную приемку производят в магазине. При этом проверяется содержимое упаковочных мест по количеству единиц и весу нетто. В сопрододительных документах делается отметка, что товары приняты без внутренней проверки.

Правила приемки товара

Закон не определяет конкретных указаний и требований для проведения приемки продукции. Важные положения прописаны в нормативных правовых актах, в частности, в 513 статье Гражданского кодекса РФ*, а основной регулятивный документ — договор поставки. Но при необходимости можно отдельно обговорить с поставщиком нюансы и условия получения товаров. Из-за этого в разных торговых точках процессы могут различаться. Мы выделили несколько основных правил, которые помогут вам грамотно осуществлять приемку товаров, избежать большинства ошибок и не терять прибыль.

• Заказывайте продукцию способом, о котором заранее — по электронной почте или телефону — условились с поставщиком.
• Ознакомьте сотрудников с инструкцией по приемке, чтобы в процессе не возникало заминок и конфликтов.
• Если сотрудничаете с несколькими поставщиками, составьте график разгрузки товаров, чтобы никому не приходилось ждать.
• Заключите с работником, принимающим грузы, договор материальной ответственности.
• Если в штате несколько кладовщиков, закрепите за ними определенных поставщиков.
• Определите, посредством каких документов оформляется приемка товара — ТТН и счет-фактура или УПД.
• При обнаружении несоответствий формируйте акт расхождений — если делать отметки в накладной, она не будет иметь юридической силы.
• Документы может подписывать директор магазина или кладовщик (при наличии доверенности на получение товара).
• Если не вскрывали упакованную продукцию, отметьте это в сопроводительной документации приемки товаров.
• Обнаружив брак после отъезда экспедитора, оповестите поставщика и сохраните упаковку до его проверки.

Порядок приемки товаров по количеству и качеству

Проверка товара на его соответствие качественным и количественным характеристикам, установленным положениями заключенного договора, может осуществляться:

• на территории поставщика — если покупатель забирает товар самостоятельно;
• на территории покупателя — если доставку осуществляет сам поставщик;
• на месте разгрузки транспортного средства, с помощью которого осуществлялась перевозка, — если товар был доставлен посредником (например, транспортной компанией).

В ходе проведения проверки представители принимающей стороны могут одновременно оценивать как качество, так и количество товара. В общем случае порядок проведения мероприятия имеет следующий вид:

1. Производится выгрузка товара из тары, в которой он перевозился.
2. Выполняется его осмотр, пересчет, взвешивание и прочие проверочные манипуляции.
3. При отсутствии дефектов и недостачи составляется акт приемки. При их наличии приемка прекращается и устанавливается порядок дальнейших действий (как правило, приглашается представитель поставщика и, при необходимости, независимый эксперт).

Недостача, излишек или пересортица при приеме товара

Приемка товара – одна из самых важных процедур в работе склада или магазина. В случае если в процессе поступления не замечена недостача или излишнее количество продукции, то в будущем это негативно отразится на ее учете.

Самая распространенная ошибка, возникающая при приемке товара, – его недостача.

К этому приводят несколько причин:

• поставщик допустил ошибку при загрузке транспорта на своем складе;
• несоответствие качественным характеристикам, заявленных поставщиком, в том числе порча товара во время транспортировки;
• ошибка при оприходовании товара.

При выявлении недостачи, произошедшей в связи с расхождением по качеству или по количеству, необходимо заполнить акт по форме ТОРГ-2 (для российской продукции) и по ТОРГ-3 (для импортных поставок).

В случае получения количества продукции, превышающего указанное в договоре, можно:

• составить уведомление о возвращении излишка;
• принять весь товар и договориться о получении скидки;
• самостоятельно решить вопрос о продаже лишнего количества, учитывая расходы на поиск покупателя и отгрузку продукции;
• вернуть продукцию поставщику, если это условие указано в договоре.

Все действия, которые будут проводиться после выявления излишка, должны быть согласованы с организацией, совершившей отгрузку продукции, или заранее описаны в договоре.

При обнаружении недостачи одного вида продукции и излишка другого необходимо оформить документы о пересортице по форме ТОРГ-2 (или ТОРГ-3, если вы торгуете импортом) и составить претензию поставщику. Согласно правилам приемки товара такую поставку можно принять в полном объеме, не принимать или принять частично.

Например, при заказе 100 упаковок молока 2,5 % жирности в магазин привезли 80 упаковок 2,5 % и 20 упаковок 3 % жирности.

В таком случае правила приема товара в магазине допускают варианты:

• принять всю привезенную продукцию;
• принять 80 упаковок 2,5 % жирности;
• отказаться от приема всей доставленной продукции.

Ошибка № 1. Предмет поставки в договоре описан неточно или некорректно

Некорректное или неточное описание предмета договора может повлечь два риска. Первый – признание договора незаключенным. Так как предмет договора поставки относится к существенным условиям, по иску одной из сторон суд может вынести такое решение. Второй риск – невозможность предъявить претензии по качеству товара для покупателя или невозможность обоснованно ответить на такие претензии – для поставщика.

Рекомендация для покупателя. Наименование товара, его описание, дополнительные признаки и характеристики требуют точного указания как в договоре, так и в накладной и акте приема-передачи.

Это необходимо, чтобы:

• поставщик не привез то, что не заказывал покупатель: бывает, что это выясняется только на стадии приемки товара;

• можно было идентифицировать товар на случай

предъявления поставщику требований, связанных с недостатком товара, а также гарантийного обслуживания. Важно установить, что недостатки выявлены в том самом товаре, который и был ему передан поставщиком.

Составление акта о результатах

Акт о результатах приемки по качеству включает в себя такую информацию:

• наименование и адрес торговой организации, которая получает продукцию;
• указание места, где осуществляется приемка;
• день, месяц и год составления документа;
• точный период процесса;
• номер акта;
• Ф.И.О. членов комиссии при приемке заказа, место работы, их контактные данные, должность;
• реквизиты доверенности или другого документа представителя отправителя или производителя;
• разъяснение присутствующим лицам правил и порядка приема;
• наименование и местонахождения производителя;
• реквизиты документа о вызове уполномоченных лиц изготовителя и поставщика;
• реквизиты договора поставки и сопроводительных документов;
• условия хранения продукции в магазине до процесса приемки и составления акта;
• состояние упаковочного материала;
• наличие пломб.

Помимо перечисленного в акте необходимо предусмотреть отражение численности, наименований осмотренных поступивших продуктов, указать сколько и каких изделий было выявлено с браком или ненадлежащего качества, которое было предусмотрено в соответствующем документе. Если товар переведен в нижестоящий сорт, то в акте указываются послужившие этому причины, а также перечисляются реквизиты стандартов, с которыми сверялся товар по качеству. При актировании недостатков нужно указать причину их возникновения и характер самих недостатков. Кроме всего прочего, присутствующие лица имеют право занести в этот документ любую другую информацию, которая с их точки зрения является важной.

В случае нахождения тайных дефектов, выявленных в изделиях, на которые распространяется гарантия, такой акт оформляют не позднее пяти дней с момента раскрытия. Однако это должно быть в период гарантии. Если срок гарантии не определен, то акт опять же составляют в 5-тидневный срок, однако времени со дня поступления в магазин не должно пройти более пяти месяцев. Также при обнаружении таких товаров с недостатками магазин обязан осуществлять их временное хранение, расходы на это в дальнейшем должны быть возмещены поставщиком.

Приемка товаров на склад — законодательное регулирование и цели процедуры

Согласно положениям абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ, обязательным этапом процедуры приемки товаров потребителем является проведение проверки их качества и количества. Порядок проведения такой проверки может быть регламентирован положениями заключенного договора поставки, а при их отсутствии — положениями действующего законодательства и существующими обычаями делового оборота.

Целями проведения процедуры при этом являются:

1. Проверка фактического качества и количества поставленных товаров.
2. Выявление недостачи и/или брака в поставленной партии товара.
3. Определение лиц, на которых будет возложена обязанность по возмещению возникших материальных убытков.

Прием товара по качеству

Согласно положениям ст. 469 ГК РФ, условие о качестве товара может быть установлено заключенным между поставщиком и покупателем договором. В том случае, если такого указания в договоре нет, стороны должны руководствоваться правилом о том, что передаваемый товар должен быть пригоден для использования в тех целях, в которых обычно применяются товары такого рода (п. 2 ст. 469 ГК РФ).

Однако иногда на практике становится довольно сложно определить, в каких случаях фактические качественные характеристики товара отвечают заявленным, а в каких — не соответствуют им. Если поставщик соглашается с тем, что поставленный им товар действительно является некачественным, проблем не возникает — стороны приходят к соглашению о замене товара или возврате денег самостоятельно. Если же поставщик отрицает тот факт, что качество поставленного товара не соответствует заданным критериям, к спору стоит привлечь эксперта. Такая точка зрения изложена в постановлении АС ВВО № Ф01-2398/15 по делу А43-2698/13 от 08.07.2015.

Похожие записи:

• Субсидия на строительство в селе многодетным семьям в 2024 году в Новосибирской области
• Как получить ветерана труда в 2022 году, если нет наград, но есть стаж
• Презентация по теме: «Демографическая ситуация в России»