Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уведомления работников: как составить, вручить и хранить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2-5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее 2 свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Юридическая сила уведомлений
Если обязательность направления уведомлений законом не предусмотрена, необходимость документа определяется составителем и зависит от жизненных обстоятельств. Тогда подготовка документа осуществляется самостоятельно в свободной форме. Но юридическое значение, т.е. роль письменного доказательства, ему придадут наличие:
- адресата уведомления (кого Вы ставите в известность)
- от кого направляется уведомление
- причина составления, т.е. основная информация со ссылками на нормативные правовые документы или на пункты договора, соглашения
- дата и подпись, приложение.
Уведомления могут вручаться лично с проставлением соответствующей отметки на аналогичном экземпляре документа, либо направляться по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.
Какие именно реквизиты будут оставлены на бумаге зависит от того, кто является уведомителем. Если в его лице представлена организация, прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму, ИНН, ОГРН, юридический адрес, номер телефона для связи. Для физического лица достаточно будет обозначить ФИО и паспортные данные.
Мотивировка и предмет
Мотивировка подразумевает объяснение причин направления лицу данного уведомления. Имеют место ссылки на нормативно-правовые акты для придания ясности сложившейся ситуации. Предмет же представляет собой сами положения, которые должны быть донесены до адресата.
Что такое письмо-уведомление и в каких случаях оформляется
Назначение документа — уведомление о предстоящем (произошедшем) событии, затрагивающего интересы и адресата, и отправителя. Оформление осуществляется по общепринятым нормам деловой переписки.
Письма-извещения (уведомления) составляются при возникновении изменений в компании: тарифов, договорных цен, условий отгрузки товара, банковских реквизитов. Зачастую письма используются при массовой рассылке.
В зависимости от получателя уведомления различаются на:
- Внешние — к ним относятся государственные органы, лица, не трудоустроенные в организации, контрагенты. При оформлении используется общий бланк, где могут присутствовать таблицы. На уведомлении обязательно проставляется подпись уполномоченного лица, иногда документ направляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние — получателем являются сотрудники предприятия, в бланке обозначаются название документа.
Для внешних пользователей при оформлении уведомления предъявляются более высокие требования, при внутреннем использовании количество обязательных сведений сокращается (нет необходимости обозначать наименование учреждения и исходящий номер).
В каких случаях пишется уведомление?
Уведомление составляют в соответствии с определенным законом. Не составлено, направлено во время уведомление о внесении изменений в трудовой договор – грозит штрафом от трудовой инспекции предприятию при проверке. Не уведомили иностранца об условиях работы – штраф гарантирован. Не отправили во время уведомление в соответствующую инстанцию о проверке – штраф.
В законе об уведомлении прописана юридическая сила, каким правовым актом предусматривается его форма, какая ответственность грозит за несоблюдение требований, сроков подачи.
Как правильно составить уведомление – информация, которая будет полезной не только работодателям, ИП, кадровым работникам предприятий, организаций, сотрудников на госслужбе, но и обычным гражданам/физическим лицам.
Особенно, это важно при обращении граждан в судебные инстанции, например, при нарушении их прав. Правильно оформленный документ, может оказаться решающим пунктом для вынесения приговора в суде, его обжалования.
Если на полученное уведомление, требуется оформить ответ, то его следует писать с соблюдением, следующих требований:
- в верхнем правом углу указывается: адресат, отправитель с указанием ФИО, должностей, названий организаций;
- указывается ссылка на полученное уведомительное письмо с указанием номера, названия, даты составления, после чего пишется ответ;
- ответ можно начать словами: «В ответ на полученное уведомление…»; «Благодарю за Ваше письмо…»;
- в случае отказа, несогласием на полученное письмо, необходимо указать причину;
- при необходимости, вкладывается приложение, с перечислением количества листов, их названием, форматов;
- после основной части, ставится подпись отправителя, дата составления.
Отправлять адресату следует заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций по неполучению ответа или вручить ответ лично в руки.
Нельзя забывать о дате составления, отправке, указании точного адреса, фамилии, инициалов получателя, чтобы письмо не вернулось к составителю.
Не стоит забывать о копиях. Одна вручается адресату, другая с подписью о вручении остается у составителя.
Что, если ваш босс сделает встречное предложение?
Когда сотрудник хочет уволиться, работодатель обычно делает встречное предложение. Очень важно помнить, что ваша организация вложила значительное количество времени и денег в ваши способности и опыт. Если вы представляете ценность для фирмы, они приложат все усилия, чтобы удержать вас на борту.
На основании ваших причин ухода делается встречное предложение. Если вы хотите уйти, потому что хотите зарабатывать больше денег или работать на более высоком уровне, вам может быть предложено повышение заработной платы или возможность перейти в другой отдел. В таких случаях стоит взвесить преимущества пребывания или ухода.
Встречное предложение будет менее привлекательным, если вы уходите по личным причинам, из-за разногласий с руководством или потому, что ваша работа находится ближе к дому. В любом случае рассмотрение предложения вашего нынешнего работодателя перед принятием окончательного решения считается проявлением профессиональной вежливости.
Как правильно написать уведомление?
- Любой документ подпадает под определенную классификацию в делопроизводстве, а письмо-уведомление мы можем смело отнести к разряду информационных посланий.
- Информационное письмо отличается от обычного тем, что содержит какую-либо информацию исключительно официального свойства. Благодаря этому, информационные сообщения широко применяются на практике разнообразными службами и предприятиями всех форм собственности.
- Если человек или организация собирается уведомить о чем-либо адресата (о заключении или расторжении договора, подключении или отключении услуги, увольнении сотрудника и тому подобное), то достаточно написать уведомление, которое можно рассматривать как полноценный документ.
В каких случаях пишется письмо-уведомление
Для классификации документов, составляющих деловую переписку, чаще всего используется такой показатель, как назначение. В зависимости от него, письма, как внутренние, так и внешние, могут подразделяться на:
распорядительные, содержащие указания и распоряжения;
информационные, в которых содержатся сведения, которые, по мнению отправителя могут представлять интерес для адресата;
инструктивные, содержащие указания к действию;
сопроводительные, которые прикладываются к основному пакету документов и содержат пояснения относительно его назначения и состава;
гарантийные, подтверждающие согласие на выполнение каких-либо обязательств;
рекламные,предназначение которых продажа или предложение каких-либо товаров или услуг.
Справка
Уведомление о расторжении договора (образец)
Текст уведомления о расторжении договора можно условно разделить на несколько частей:
- Преамбула. Здесь должны быть указаны сведения о том, кому данный документ направляется, от кого.
- Основная часть. Здесь должны содержаться реквизиты расторгаемого договора, его наименование, стороны, предмет. Далее указывается причина расторжения, правовые основания.
- Заключительная часть состоит из уточняющих моментов. Например, указывается дата, с которой все обязательства по договору прекращаются, срок, в течение которого контрагент должен ответить на уведомление и т. д.
- Список документов, прилагаемых к уведомлению.
- Подпись и дата составления уведомления.
Как правило, текст уведомления печатается на фирменном бланке организации и подписывается ее руководителем или иным лицом, имеющим право подписи таких документов.
Уведомление обязательно должно быть зарегистрировано в журнале исходящей документации.
Нормативная база работы почты
Это, прежде всего, Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы: «О почтовой связи» и «О защите прав потребителей», а также собственная нормативная база Почты России.
При возникновении спорных ситуаций и видимых нарушений со стороны сотрудников почтовой службы надо помнить, что внутренняя нормативная база не должна противоречить требованиям ГК РФ и федеральных законов. И, соответственно, отсылка к нормам, прописанным во внутренних правилах, нарушающих права граждан и требования законодательства, неправомерна.
Полезно также знать и правила хранения на почте и получения и , но это уже другой разговор.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам). Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.
Под реквизитами подразумеваются:
- ИНН и КПП
- место нахождения
- наименование
- ОГРН
- почтовый адрес
- сведения о руководителе
Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:
- причина изменения реквизитов
- день закрытия счета
- день открытия счета
- дата начала принятия переводов на новый счет
- данные нового счета
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Скажем, можно задуматься над другими причинами оформления изучаемой бумаги. Как правильно написать уведомление? Образец о расторжении договора, приведенный далее, хорошо показывает, каким именно образом пишется основная часть подобного документа. На практике он встречается не так часто, как вариант с задолженностью.
Правила, помогающие в данной затее, следующие:
- в самом начале указывается пункт для расторжения соглашения;
- далее пишется основание, по которому прекращается действие договора;
- обязательно пишется срок, когда событие вступает в силу;
- если это предусмотрено, то прописываются условия сохранения соглашения.