Должностная инструкция — право, но не обязанность

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция — право, но не обязанность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Должностная инструкция — внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий задачи, трудовую функцию и конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и пределов ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письма Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1, от 31.10.2007 N 4412-6, от 09.08.2007 N 3042-6-0).

Для каких целей используется должностная инструкция

Используя должностную инструкцию работодатель может:

• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;

• распределить трудовые функции между работниками;

• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;

• оценить качество выполнения работником трудовой функции;

• доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

• доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Форма представления должностной инструкции

Должностная инструкция работника может быть представлена в двух вариантах:

1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.

При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.

2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.

Какой порядок разработки и составления должностной инструкции?

• Порядок разработки и утверждения должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя. Обычно процесс включает в себя этапы подготовки, разработки, согласования и утверждения документа. Ключевым является ознакомление работника с инструкцией, а также всеми ее изменениями.

• Самый распространенный, привычный, вид инструкции – документ, содержащий полное описание всех должностных обязанностей и способа их выполнения. Тем не менее, инструкция может быть краткой, максимально сжатой, определяя только ключевые должностные обязанности работника, но при этом содержать ссылки на регламенты и карты процессов, которые в свою очередь детализируют порядок выполнения каждой функции.

• При разработке перечня должностных (трудовых) обязанностей по конкретной должности за основу принимаются положения профессиональных стандартов, квалификационные характеристики, содержащиеся в ЕКС, ЕТКС, а также типовые формы.

Каких ошибок необходимо избежать при работе с должностными инструкциями?

• Формальный подход — это самая распространенная ошибка со стороны работодателей. Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..

• Бессодержательный текст. Инструкция содержит большое количество текста с отсутствием смысловой нагрузки, трудночитаемого, многократно повторяющего положения Трудового Кодекса РФ, трудового договора работника.

• Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией». Такое положение, с большой вероятностью, не будет признано судом соответствующим закону.

• Дублирование. Должностные инструкции разрабатываются бессистемно, процесс согласования не соблюдается, в связи, с чем должностные обязанности отдельных сотрудников пересекаются, положения инструкций противоречат друг другу, имеют двойное толкование.

• Нарушается порядок внесения изменений. Не соблюдается порядок изменения должностной инструкции в процессе трудовой деятельности работника: не предоставляется двухмесячный срок для ее ознакомления, отсутствует документально зафиксированный диалог между работником и работодателем по поводу вносимых изменений, отсутствуют подписи сторон, нарушается процедура ознакомления с инструкцией при переводе и перемещении работника, совместительстве.

Как оформить должностные инструкции, если должность одна, а функции разные?

Ситуация 4
В бухгалтерской службе организации имеется несколько бухгалтеров, ведущих разные участки бухгалтерского учета (заработная плата, налоги, учет материалов и др.).
Как решить вопрос с должностными инструкциями в данном случае?

Работникам, занимающим одинаковые должности, выполняющим работу, примерно одинаковую по сложности и объему, но разную по направленности, наниматель может разработать и утвердить несколько должностных инструкций, отличных по перечню трудовых функций. При использовании указанного варианта каждой из таких инструкций целесообразно присвоить отдельный учетный номер, а в трудовом договоре с каждым из работников включить пункт о трудовой функции со ссылкой на реквизиты соответствующей должностной инструкции, определяющей перечень именно его обязанностей.

Чем руководствоваться, если нет должностной инструкции?

Нет должностной инструкции, но есть трудовой договор, в котором все четко прописано, в том числе, про обязанности, тогда надо руководствоваться соответствующим трудовым договором.

Можно руководствоваться требованиями, которые были указаны в объявлении о вакансии, либо квалификационным справочником или профстандартом.

Возможно, у работодателя может быть разработан какой-то иной локальный акт, в котором зафиксированы обязанности работников, но с таким актом работники должны быть ознакомлены.

Не смотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ требования о наличии должностной, проверяющие, службы по труду и занятости придерживаются позиции, что должностные у работодателя для работников должны быть разработаны. Кроме того, для отдельных категорий служащих предусмотрено обязательное наличие должностных инструкций.

Решение данного вопроса зависит от того, влияют или нет вносимые изменения на обязательные условия трудового договора.

Так, если поправки в должностную инструкцию предполагают внесение изменений в трудовой договор (обычно в связи с расширением трудовой функции работника), необходимо письменно предупредить работника и получить его согласие на продолжение трудовых отношений (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. ст. 60, 72 ТК РФ, Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»).

О расширении трудовой функции можно говорить, например, если в обязанности помощника руководителя организации вменяется ранее не предусмотренная трудовым договором функция ведения деловой переписки на английском языке.

Если же изменения в должностную инструкцию не влияют на обязательные условия трудового договора и носят уточняющий, технический характер, запрашивать предварительного согласия работника нет необходимости.

Например, должностная инструкция бухгалтера предусматривает его обязанность по формированию международной финансовой отчетности. Решено конкретизировать, в каких стандартах составляется такая отчетность (МСФО, IFRS, US GAAP, UK GAAP и т.д.) и с использованием каких компьютерных систем учета она формируется (SAP, 1С, Excel, Hyperion и т.д.). Такие поправки в должностную инструкцию могут рассматриваться как уточняющие.

Рекомендации Роструда по внесению изменений в должностную инструкцию в зависимости от того, как она была оформлена, сводятся к следующему (Письмо от 31.10.2007 N 4412-6):

• если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения;
• если инструкция представляет собой отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимости изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Совет: Не оформляйте вместо дополнительного соглашения к трудовому договору отдельный документ, называемый соглашением о внесении изменений в должностную инструкцию и подписываемый работником и работодателем. В данном случае речь идет об изменении трудовой функции, являющейся обязательным условием трудового договора. Поэтому исходя из норм абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. ст. 60, 72, 72.1 ТК РФ такое изменение должно быть оформлено дополнительным соглашением к трудовому договору, а не соглашением (пусть и двусторонним) об изменении должностной инструкции.

ПОЛОЖЕНИЕ о должностных инструкциях в ООО «Альфа» 1. Область применения и сфера действия

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие требования к порядку разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, а также внесения в них изменений.

Настоящее Положение определяет процедуру ознакомления работников с должностными инструкциями и порядок хранения этих документов.

1.3. Настоящее Положение обязательно для всех структурных подразделений Компании и распространяется на неопределенный круг лиц: всех работников, которые уже занимают или когда-либо будут занимать поименованную в должностной инструкции должность в ООО «Альфа» на основании трудовых или ученических договоров.

Настоящее Положение не распространяется на работников (включая штатных работников), уже работающих или в дальнейшем принятых на работу в ООО «Альфа» по гражданско-правовым договорам.

Ознакомление с должностной инструкцией в 2020 году

Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.

Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.

Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.

• Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
• Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
• После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
• Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.

Чем руководствоваться и в каком порядке разрабатывать должностные инструкции? Что необходимо отразить в должностной инструкции педагога? Как вносить в инструкцию изменения?

Должностная инструкция — это документ, который определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений (Письмо Роструда от 09.08.

2007 N 3042-6-0) — несмотря на то, что не относится к документам, обязательным в учреждении. В первую очередь, в ней отражаются квалификационные требования к той или иной должности, более полно по сравнению с трудовым договором прописаны должностные обязанности и ответственность за их невыполнение.

Кроме этого, должностная инструкция поможет обосновать отказ в заключении трудового договора, если в ней прописаны более высокие требования к кандидату, чем установлено квалификационными справочниками, расторгнуть трудовой договор, если работник не выдержал испытательный срок, привлечь его к дисциплинарной ответственности, если работник не справляется со своими должностными обязанностями, и т. д.

При разработке должностной инструкции применяются различные справочники (ЕКС, ЕТКС).

Для работников образования применяется Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования», утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.08.

2010 N 761н (далее — Приказ N 761н). Также при составлении должностных инструкций работников образовательных учреждений должны учитываться устав организации и положение о типе и виде образовательного учреждения.

Обычно должностная инструкция включает в себя следующие сведения:

— наименование должности, подразделения, подчиненность;

— квалификационные требования, предъявляемые к образованию, стажу, наличию определенных навыков и умений (работа на компьютере и т. п.);

• — перечень нормативных документов, составляющих основу деятельности работника;
• — порядок взаимодействия с другими работниками;
• — цели и задачи работы;
• — права и обязанности работника;
• — должностные обязанности;
• — требования к выполнению санитарных и иных норм;
• — ответственность работника.
• Кроме этого, согласно Приказу N 761н при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях (например, каникулярный период, не совпадающий с отпуском работников, отмена учебных занятий для обучающихся, воспитанников, изменение режима образовательного процесса по санитарно-эпидемиологическим, климатическим и иным основаниям), а также установление требований к необходимой специальной подготовке работников.

Должностные инструкции, как правило, составляются для должности, а не для конкретного работника. В Приказе N 761н установлены такие должности, как учитель, преподаватель, социальный педагог.

Однако для некоторых общеобразовательных учреждений, например, школ, этого недостаточно, возникает потребность в составлении разных должностных инструкций в зависимости от более узкой специализации должности учителя — учитель начальных классов, учитель математики, учитель русского языка и др.

Должностная инструкция разрабатывается администрацией учреждения, согласовывается с юристом или кадровиком, утверждается руководителем учреждения. В правом верхнем углу ставится гриф «Утверждаю» или «Утверждена» за подписью руководителя учреждения, с ее расшифровкой и с датой.

Трудовой кодекс РФ не содержит ни единого упоминания о должностной инструкции в прямом смысле, но вот в иносказательном некоторые нормы ТК РФ ссылаются на инструкцию.

В частности, в ст.15 ТК РФ сказано, что работнику должны быть поручены именно те обязанности, которые входят в его трудовую функцию и определены локальными актами компании. Также своеобразное упоминание об инструкции содержится и в ст.56 ТК РФ.

При этом в силу ст.22 ТК РФ работодатель имеет право на создание локальных актов, которые будут регулировать работу предприятия уже в соответствии со спецификой, конечно при отсутствии аналогичных норм федерального уровня и с соблюдением правил, оговоренных ст.8 ТК РФ, подразумевающей полное соблюдение прав работника даже на локальном уровне.

Таким образом, оформление должностной инструкции, пускай и косвенно, но рассматривается законодательством в качестве одного из документов.

Раздел III должностной инструкции «Права»

Обозначены все права работников.

В следующем разделе необходимо подробно расписать права работника, занимающего данную должность, в том числе внести конкретизирующие данные. К таковым относятся:

1. Осуществление допуска сотрудника к конфиденциальной или секретной информации по виду его деятельности;
2. Какие решения он может принимать самостоятельно, без информирования руководства;
3. Какие сведения он имеет право получать для осуществления трудовых функций;
4. Имеется ли право подписывать документы;
5. Обладает ли правом контролировать работу иных сотрудников, имеющихся в его подчинении;
6. И иные, регламентирующие деятельность права.

Этот раздел непосредственно связан с функциональными обязанностями.

Какие используются кадровые документы, регламентирующие работу и поведение работников. Выделены обязательные и необязательные.

Документ	Назначение
Трудовой договор	Обязательный. Основной документ (здесь см. обязательные пункты в трудовом договоре)
Правила внутреннего трудового распорядка	Обязательный. Режим работы, правила перерывов, курения и т.п. + формальные пункты
Должностная инструкция	Не обязательный. Описывает обязанности работника + формальные пункты
Положение о компании, о подразделении	Не обязательный. Описывает структуру.. … Оператор пункта выдачи, оператор на телефоне, сотрудник склада
Положение о материальной ответственности	Обязательно, если хотите внедрить материальную ответственность.
Договор о материальной ответственности(индивидуальный, коллективный)	Обязательно, если хотите внедрить материальную ответственность.
Положение о коммерческой тайне	Не обязательный. Нужно, если вы собираетесь защищать свою коммерческую тайну
Книга сотрудника, корпоративный кодекс и т.п.	Не обязательный. Используется для ознакомления сотрудника с компанией, правилами и т.п. Содержит вводную информацию.
Положение о премировании, об оплате труда	Не обязательный. Полезен, чтобы определить премирование и депремирование.

Оформление, реквизиты должностной инструкции

Поскольку в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции и порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения, будет ли она приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Традиционно должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательные реквизиты должностной инструкции: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Так как должностная инструкция имеет большое значение в случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности, установления испытательного срока и в других случаях, то обязательной частью инструкции является лист ознакомления, и сам факт вручения одного ее экземпляра работнику служит доказательством того, что он был заблаговременно ознакомлен с этим документом.

Только в этом случае документ можно рассматривать как локальный нормативно-правовой акт, что позволит работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием сотрудника занимаемой должности.

Современное делопроизводство требует составления согласованных и непротиворечивых локальных актов. Их разрабатывают для достижения трех целей:

1. создать организационно-правовую основу для служащих;
2. повысить уровень ответственности;
3. увеличить производительность труда.

Каждый образец оформления должностной инструкции имеет свои нюансы. При этом каких-либо единых правил закон не устанавливает.

Этот правовой акт должен успешно выполнять следующие задачи:

• рационально распределять обязанности между сотрудниками с учетом их уровня квалификации, знаний, производительности труда и других особенностей;
• обеспечивать своевременный контроль над качеством выполнения трудовых обязанностей;
• определять права всех сторон;
• давать конкретные критерии оценки качества труда.

Должностные инструкции обычно разрабатывают руководители структурных подразделений фирмы на основе выполняемых сотрудником функций и внутренних правил компании.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

Похожие записи:

• Выплаты на детей в 2023 году: Кому положены и как получить
• 22.12.2022 Пособие по безработице
• Как расторгнуть брак если есть несовершеннолетние дети и имущество