Суммированный учет рабочего времени: особенности использования

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суммированный учет рабочего времени: особенности использования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Кто должен вести учет

Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.

Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.

Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.

Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:

• фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
• проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
• закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.

Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.

1. Что понимают под рабочим временем?

2. В чем заключается значение рабочего времени?

3. Что собой представляет нормирование рабочего времени?

4. Назовите виды рабочего времени.

5. Охарактеризуйте нормальную продолжительность рабочего времени.

6. Каким категориям работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени?

7. Каким образом оплачивается труд работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени?

8. Что понимается под неполным рабочим временем? Приведите примеры.

9. Каким образом устанавливается неполное рабочее время?

10. Каким категориям работников наниматель обязан устанавливать неполное рабочее время?

11. Каким образом оплачивается труд работников с неполным рабочим временем?

12. Что такое режим рабочего времени?

13. Раскройте классификацию режимов рабочего времени.

14. Что собой представляет режим рабочей недели?

15. Что собой представляет режим рабочего дня?

16. Охарактеризуйте режим рабочего времени при сменной работе.

17. Каким образом осуществляется разделение рабочего дня на части?

18. Что собой представляет режим гибкого рабочего времени?

19. Назовите и охарактеризуйте составные элементы режима гибкого рабочего времени.

20. В каком порядке устанавливается и прекращается режим гибкого рабочего времени?

21. Раскройте сущность вахтового метода организации работ.

22. Назовите случаи превышения установленных нормативов рабочего времени.

23. Что такое сверхурочные работы? Назовите основания привлечения работников к сверхурочной работе, ограничения сверхурочных работ.

24. Каким образом компенсируется сверхурочная работа?

25. Какие категории работников запрещается привлекать к сверхурочной работе?

26. Охарактеризуйте ненормированный рабочий день: понятие, правовое регулирование, гарантии.

27. Каким категориям работников не устанавливается ненормированный рабочий день?

28. Раскройте сущность дежурства.

29. Каким образом должно осуществляться использование рабочего времени?

30. Назовите и охарактеризуйте виды учета рабочего времени.

Поденный или дневной учет рабочего времени — наиболее распространенный подход

Большинство сотрудников в Российской Федерации работают по стандартной пятидневной рабочей неделе с восьмичасовым графиком труда и получают зарплату в качестве фиксированного ежемесячного оклада, возможно, с дополнительными премиями за достижение каких-либо успехов. И для реализации подобных задач лучше всего подходит поденный учет рабочего времени, который считается «золотым стандартом» и среди сотрудников, и среди работодателей.

Также удобен такой подход не только с окладной системой оплаты труда, но и в случаях, когда сотрудники получают сдельный доход по тарифной ставке или же процент от продаж. В таком случае у работодателя тоже фактически нет необходимости отслеживать точно потраченное сотрудниками рабочее время, и он использует наиболее простую и удобную для каждой стороны взаимоотношений систему учета.

Суммированный учет рабочего времени

Эффективным и широко применяемым в Российской Федерации также является и суммированный учет рабочего времени. Такой особый режим труда позволяет работодателю установить продолжительный промежуток сроком вплоть до одного года, в течение которого будет вестись учет фактически отработанных часов. При этом сверхурочными могут считаться только те часы, которые выходят за указанные в производственном календаре нормативные показатели за учетный период.

Максимальная продолжительность учетного периода при суммированном учете рабочего времени может отличаться в зависимости от категории, к которой принадлежит работник, а также характера его трудовой деятельности.

Суммированный учет рабочего времени требует обязательного подсчета как минимум почасового труда сотрудников. Однако сейчас существуют и организационно-технические решения, в которых реализуется и поминутный учет рабочего времени. Такой подход позволяет работодателю максимизировать свою прибыль от деятельности сотрудников — не оплачивая фактически время, проведенное вне решения прямых рабочих задач и обязанностей. Кроме этого, суммированный учет рабочего времени прямо предусмотрен как единственный вид учета, применимый при вахтовой работе.

Однако для эффективной организации труда с использованием такой системы, скорее всего, потребуется также дополнительное материально-техническое обеспечение — программы, системы контроля доступа и технологические решения, обеспечивающие автоматизацию учета. При этом значительно возрастает нагрузка на кадровый отдел и бухгалтерию предприятия по причине более сложных расчетов размера заработной платы трудящихся.

Ответственность за организацию учета рабочего времени несет работодатель. Но на практике владелец бизнеса лично не выполняет эту задачу. Этим могут заниматься начальники отделов, бухгалтер, специалист/служба/комиссия по охране труда на предприятии, секретарь или уполномоченный сотрудник, которого избрал коллектив.

На сотрудника, ответственного за ведение учета, возлагают следующие обязанности:

• следить за тем, сколько времени работники присутствуют на рабочих местах в течение дня, и фиксировать эти данные;

• проверять наличие уважительных причин для опозданий и неявок, которые подтверждаются медицинскими справками, больничными листами и другими документами;

• закрывать ведомости, фиксировать в них число отработанных часов за определенный период, передавать отчеты в бухгалтерию накануне начисления заработной платы.

Перечисленные обязанности прописывают в трудовом договоре сотрудника, который ведет учет рабочего времени.

На государственном уровне контроль ведения учета осуществляют:

• Федеральная инспекция труда.

• Ростехнадзор.

• Роспотребнадзор.

• Профсоюзы.

Что включает в себя режим рабочего времени

Режим рабочего времени должен быть предусмотрен в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре работника (если он у него отличается от установленного в организации) и включать обязательные элементы, в частности, такие, как продолжительность рабочей недели с указанием чередования рабочих и нерабочих дней.

Обычная продолжительность рабочей недели — 40 часов (но может быть и меньше, в частности, у инвалидов 2 группы — 35 часов в неделю).

Например, это может быть пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, шестидневная рабочая неделя с одним выходным, неполная рабочая неделя либо рабочая неделя с выходными по скользящему графику (например, «сутки через трое»).

Еще режим рабочего времени включает такие элементы, как продолжительность рабочего дня (смены), время начала, окончания работы и перерывов в работе, а также указание на ненормированный рабочий день, если работнику он установлен, и (или) количество смен в сутки, если работнику установлен сменный режим работы.

Как видим, элементов режима рабочего времени много, а это, в свою очередь, влечет многообразие возможных режимов работы, о чем также расскажем ниже.

Особенности режима рабочего времени отдельным категориям работников

При установлении режима работы учитывайте, что для некоторых категорий работников законом ограничена продолжительность работы. Это, прежде всего, те, кому установлено сокращенное рабочее время — например, при установлении режима работы инвалиду 1 или 2 группы нельзя превышать 35 рабочих часов в неделю, а школьнику 14 лет во время каникул нельзя установить рабочий день больше четырех часов.

Также ограничения есть у совместителей — устанавливая им режим работы, учтите, что обычно они не могут работать больше 20 часов в неделю.

Также работник может работать меньше обычной нормы (40 часов в неделю) при режиме неполного рабочего времени — например, не пять, а три дня в неделю и (или) не восемь часов в день, а четыре. Но установить неполное рабочее время вы можете уже по собственной инициативе или по просьбе работников.

Причем некоторым из них (например, беременным) отказать вы не только не можете, но еще при этом обязаны учитывать их пожелания по графику работы в таком режиме.

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Выплаты за труд при суммированном учете трудового времени производятся из расчета по часам.

Пример

Должностной оклад сотрудника — 30 000 руб. в месяц.

При этом на предприятии используется суммированный учет трудового времени. Отчетный период — квартал. Установленная длительность трудовой недели равна 40 часам.

Допустим, норма рабочих часов в необходимом периоде (2-м квартале 2018 года) составит 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Однако работник отработал 13 вместо 14 смен по 12 часов, то есть 156 часов.

Таким образом, для определения зарплаты работника за апрель потребуется найти размер часовой тарифной ставки, разделив оклад 30 000 руб. на 168 часов рабочей нормы в месяц. Часовой тариф будет равен 178,57 руб.

Следовательно, зарплата этого работника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб.

Еще 1 способ расчета зарплаты при суммированном учете трудового времени предполагает учет среднемесячного числа рабочих часов за год. В этом случае размер часовой тарифной ставки составит:

30 000 руб. (ежемесячный оклад) × 12 месяцев года / 1 974 часа

(норма рабочих часов в 2016 году) = 182,37 руб.

Значит, оплата труда в апреле будет равна: 156 отработанных часов × 182,37 = 28 449,72 руб.

Кроме того, при расчете оплаты труда необходимо учитывать правила оплаты праздничных дней и сверхурочного времени.

Документация для грамотного учета рабочего времени

Чтобы соответствовать нормам законодательства РФ о труде, следует вести тщательный учет рабочего времени. Существуют нормативы и порядки ведения этого показателя, они закрепляются в следующих документах или локальных актах, согласованных с Трудовым кодексом:

• Правила распорядка трудового дня.
• Договор, который составляется коллективно.
• Договор между сторонами о взаимном сотрудничестве.

Все показатели, в том числе продолжительность рабочего дня, время между отдыхом и работой, суммарное трудовое время за неделю, должны быть указаны в этих документах. Новый сотрудник при подписании договора должен обратить внимание на нормативы и графики, чтобы потом не возникало недоразумений.

Компания должна вести и ежедневный отчет, в котором указывается размер отработанного времени с учетом непредвиденных ситуаций. Для этого создан специальный документ – табель выходов, где фиксируется:

• количество ночных смен;
• количество сверхурочных;
• больничные листки сотрудника;
• выходные персонала (количество или время);
• командировки работников;
• особенности, связанные с обычными трудовыми периодами днем.

Чтобы не фиксировать все происходящее, предприятия могут остановить выбор на специальном бланке с названием Положения, в котором также происходит фиксация рабочего времени, его особенностей и составляющих труда. В нем можно просчитывать потери рабочего времени.

Классификация видов учета рабочего времени

На каждого работника распространяется обязанность отработать положенную ему норму рабочего времени независимо от режима его работы.

Поскольку существует несколько режимов рабочего времени, трудовым законодательством предусмотрены следующие виды учета рабочего времени:

• поденный;
• недельный;
• суммированный.

• Суть поденного учета заключается в установленной законом норме продолжительности ежедневной работы, которая является обязательной для каждого рабочего дня и обеспечивается правилами трудового распорядка или графиками сменности.
• Недельный учет рабочего времени подразумевает не ежедневный учет нормы рабочего времени, а еженедельный.
• Рабочее время суммируется на тех предприятиях, где в соответствии с условиями производства не представляется возможным соблюдать установленную для работников ежедневную продолжительность рабочего времени.
• Правилами внутреннего трудового распорядка могут быть предусмотрены режимы гибкого рабочего времени, при которых отдельные категории работников (женщины-матери, учащиеся) имеют право сами устанавливать момент начала и окончания своей работы, но строгим условием является обязательное их нахождение на рабочих местах в строго фиксированное время и отработка установленного количества часов в установленный рабочий период.

Как внедрить учет рабочего времени сотрудников

Самое главное — это понять для чего нужен учет времени. Цели разобраны в первом разделе и, обратите внимание, там нет ни слова о контроле сотрудников. Контроль, конечно, необходим, но умный, через ключевые показатели — через утилизацию, рентабельность проектов и прочее. Просто следить за сотрудниками — довольно глупое занятие.

Второй важный момент — необходимо продумать методику работы в целом. Понять, как будут использоваться данные о рабочем времени, как они будут задействованы для управления экономикой проектов, для ресурсного планирования и так далее. Если опыта в такой управленческой работе нет — рекомендуется использовать лучшие практики, не набивать все шишки самим, а посмотреть, как это уже работает в других компаниях.

Стоит донести до сотрудников цели и задачи учета, чтобы это не воспринималось как «закручивание гаек», а было понятно — это на общее благо, и цель — устойчивый рост бизнеса.

И важен инструмент автоматизации. Никто не любит заполнять таймшиты — если решение будет неудобным, будет тормозить, сбоить и «радовать» сотрудников другими способами, то энтузиазм сотрудников будет сбит уже на взлете.

Работодатель принуждает к сверхурочной работе: что делать

Работодатель имеет право просить сотрудника выполнить трудовые обязанности сверх установленной нормы в случаях, определенных действующим законодательством.

Если вы считаете, что своими действиями начальник нарушает ваши права, сначала рекомендуем внимательно ознакомиться с трудовым договором. Вполне возможно, что в нем прописаны случаи, когда вас имеют право привлекать к сверхурочной, ночной или другой работе в условиях нестандартного РФ.

Если работодатель все-таки нарушает ваши законные права, вы можете обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. Ведомство проведет проверку, а в случае выявления нарушений, вынесет предписание.

Для взыскания невыплаченной заработной платы за переработку, выполнение трудовых обязанностей в ночное время, подавайте иск в суд.

А как при удаленной работе?

Перейдя на удаленную работу, процесс учёта рабочего времени у нас почти не изменился. Мы также ведём его в системе «1С:Документооборот», сотрудники составляют планы на день и заполняют ежедневные отчёты. Учёт рабочего времени позволяет компенсировать отсутствие возможности оперативно лично обсудить планы на день с конкретным работником. Я, как руководитель, просматриваю планы сотрудников на день и могу вовремя заметить, если у нас с руководителем одного из отделов возникли разногласия о том, какие задачи более приоритетные. Это позволяет вовремя скорректировать план работ. Такое планирование, а также регулярные планёрки позволяют значительно повысить эффективность удаленной работы, собрать и мотивировать сотрудников на работу.

Учёт рабочего времени — мощный инструмент, который позволяет получать оперативную и подробную информацию о трудозатратах сотрудников. Возможности комплексного анализа полученной информации, доступные в системе «1С:Документооборот», позволяют получить подробные данные как о конкретных людях, так и о трудозатратах в разрезе видов работ. Такой инструмент является хорошим подспорьем для руководителя как при офисной, так и при удалённой работе.

Режим и учет рабочего времени и порядок его установления

№ Т-12) или в табеле учета рабочего времени (ф. № Т-13). При использовании табеля формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчет­ной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведо­мости (ф. № Т-49).

Табельный учет ведут на предприятии в течение месяца по всем работникам-повременщикам. Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом — бух­галтером, экономистом, бригадиром или мастером.

В него заносятся Ф.И.О., должность работника, его табельный но­мер, и в течение месяца проставляются дни явок работни­ков на работу, ухода с работы, опоздания и неявки с указа­нием их причин, а также часы простоя и часы сверхурочной работы. Отметку в табеле о причинах неявок, опозданиях делают на основании надлежаще оформленных докумен­тов — листков нетрудоспособности, справок о выполнении государственных или общественных обязанностей и др.

В конце месяца подсчитывается количество фактичес­ки отработанного времени и число неявок, табель подпи­сывается руководителем структурного подразделения, ра­ботником кадровой службы и передается в бухгалтерию. Заработную плату рассчитывают исходя из повременной часовой тарифной ставки или дневного заработка и факти­чески отработанного рабочего времени.

При сдельной форме оплаты труда ведут учет выработки, формы и системы которой зависят от конкрет­ных условий организации производства и систем оплаты труда. В зависимости от особенностей технологии произ­водства различают следующие системы учета выработки:

1) нарядная — используется в единичных производствах и при выполнении разовых работ, например, ремонтных. При данной системе основным первичным документом является наряд на сдельную работу, который бывает индивидуальный (ф. № Т-40) или бригадный (ф. № Т-41). Наряды бывают разовые, однодневные и многодневные (накопительные);

2) маршрутная— применяется в серийных произ­водствах. Основным первичным документом по учету выработки является маршрутный лист (ф. № Т-23), который выписывается заранее на все операции тех­нологического процесса и на определенную партию (количество) деталей и изделий, передаваемых в об­работку. В нем последовательно отмечается передача работы с одной операции на другую и результат при­емки после обработки деталей, что позволяет конт­ролировать потери и брак в производстве. В связи с тем, что работы по маршрутному листу выполняют несколько человек, то накапливание заработка каж­дого производится в специальном документе — ра­порте о выработке;

3) приемка продукции по конечной операции — применяется при массово-поточных производствах. Основные первичные документы по учету выработки — накопительные ведомости, ведо­мость выработки. На предприятиях с массовым ха­рактером производства рабочие обычно выполняют однородные технологические операции, которые за ними закреплены. В этих случаях учет выработки ведут в накопительных ведомостях за смену или за ме­сяц.

Оформленные первичные доку­менты по учету выработки и выполненных работ переда­ются в бухгалтерию, где определяется сумма заработной платы, подлежащая выдаче на руки работникам.

Для этого необходимо определить сумму оплаты труда работников за месяц и произвести из этой суммы необхо­димые удержания. Эти расчеты могут производиться од­ним из двух способов:

I) в расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49), кото­рая служит и документом, по которому производят выплаты заработной платы за месяц;

2) с использованием расчетной ведомости (ф. Т-51) и платежной ведомости (ф. № Т-52).

Вне зависимости от формы первичного документа по начислению и выдаче заработной платы, используемого на предприятии, все организации обязаны применять для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной в течение календарного года лицевой счет (форма № Т-54). Он заполняется в бухгалтерии. В него за­писываются все виды начислений и удержаний из заработ­ной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

По истечении каждого месяца для проверки правиль­ности записей в карточках необходимо составлять оборотные ведомости по аналитическим счетам, т. е. приходится дважды дублировать одни и те же записи. Такого дублиро­вания можно избежать, если использовать расчетные ведо­мости с вкладными листами, сброшюрованными в тетра­ди, открываемые на полугодие или год. В этом случае отпадает необходимость составления лицевых счетов и оборотных ведомостей по ним, поскольку в расчетной ве­домости с вкладышами обеспечивается накопление дан­ных о расчетах с работниками за любой период времени.

Похожие записи:

• Будет ли индексация пенсий работающим пенсионерам в 2023 и другие прибавки
• Оформление купли-продажи автомобиля
• Минфин расширил перечень кодов для платежек